Commune, intercommunalité...

Vous êtes agent d'une commune ou d'un établissement public de coopération intercommunale. À ce titre, vous produisez des archives publiques.

L’élimination ou la conservation des dossiers publics répondent à un ensemble de règles pour lesquelles vous pouvez bénéficier du conseil des Archives départementales.

Les archives publiques relèvent du domaine public ; elles sont inaliénables et imprescriptibles. Elles sont placées sous le contrôle scientifique et technique de l'administration des archives, représentée dans chaque département par le directeur des Archives départementales. À ce titre, il peut être amené à effectuer des inspections pour veiller aux bonnes règles de l'archivage. Sa tâche consiste également à apporter aide et conseils aux communes et intercommunalités qui en font la demande dans leurs projets de tri et de classement des archives, de formation d'agents, d'aménagement de salles de stockage, de numérisation ou encore de restauration ou de valorisation patrimoniale.

Les Archives départementales à votre service

Les Archives départementales du Loiret apportent gratuitement conseils et aide aux communes et intercommunalités dans toutes les matières relatives aux archives.

Gérer un arriéré d’archives

Quoi de plus compliqué, voire démoralisant, que de devoir traiter un arriéré d’archives, d’autant plus lorsque ce sont les dossiers des autres ? Et pourtant, que de place récupérée en perspective, que de temps gagné lorsqu’un dossier est demandé !

Pour vous accompagner, un agent des Archives départementales peut se déplacer pour faire un point et peut-être dédramatiser une situation ! Après un entretien et une visite des locaux, une formation pratique (rapide) peut être dispensée avec application immédiate. Ainsi, des éliminations peuvent être effectuées et un classement méthodique mis en place. Si besoin, plusieurs séances peuvent être programmées. Ce service n’est pas une prestation mais bien un accompagnement des agents chargés de la gestion des archives. Ceux-ci doivent se rendre entièrement disponibles à leur tâche, le but de l'opération étant de rendre les collectivités autonomes dans la gestion quotidienne de leurs documents.

Apprendre les bonnes pratiques

Des formations plus générales sur le cycle de vie des archives depuis leur création jusqu’à leur élimination ou leur conservation définitive peuvent être organisées à l’attention de services constitués ou d’associations professionnelles. Ces sessions permettent aux différents acteurs de prendre conscience de leur place dans la chaine archivistique et ainsi d’acquérir les réflexes qui permettent une gestion simplifiée du devenir de leurs dossiers.

Construire ou aménager une salle d’archives, restaurer des documents, faire appel à un prestataire

Bien que ce soit une obligation légale prévue par les codes des Collectivités territoriales et du Patrimoine, nombre de services ne pensent pas à contacter les Archives départementales pour les accompagner dans leurs différents travaux. Celles-ci ont pourtant une expertise à apporter et un avis objectif à donner à chacun des projets. Un accompagnement peut même être organisé sous forme de participation à la rédaction d’un marché ou le contrôle qualité d’une prestation.

Visiter les Archives départementales

Des visites des deux sites des Archives départementales du Loiret peuvent être organisées. Outre les traditionnelles salles de tri, de stockage et de lecture, le visiteur pourra découvrir l’ensemble des missions exercées. Certains services, tels les ateliers de reliure ou de photographie ou encore le service éducatif, surprendront par le large éventail de leurs savoir-faire. 

Besoin d'aide ?

Les Archives départementales vous apportent aide et conseil dans la gestion et l'archivage de vos dossiers :

Vous êtes un EPCI

Les établissements publics de coopération intercommunale (EPCI) ont les mêmes obligations que les communes en matière d’archives : conserver, classer et communiquer. Ces intercommunalités possèdent cependant une spécificité car elles peuvent faire l’objet de fusions ou de dissolutions. La question du devenir des archives se pose alors. Plusieurs solutions peuvent être apportées en fonction des situations. Dans tous les cas, le devenir des archives doit être défini dans l’arrêté préfectoral régissant les modalités pratiques.

En cas de fusion de votre EPCI

Les choix sont alors multiples :

• la nouvelle structure assure l’archivage de l’ensemble des fonds des structures qu’elle a absorbé ;
• une commune adhérente prend en charge l’archivage des fonds des structures absorbées. Les bordereaux d’élimination des documents dont la Durée d’Utilité Administrative (DUA) est échue sont signés par le président de la nouvelle structure ;
• les archives anciennes, dont la DUA est échue et dont le sort final est la conservation définitive, peuvent faire l’objet d’un dépôt aux Archives départementales du Loiret. Les archives dont la DUA n’est pas écoulée et dont le sort final est l’élimination doivent être conservées par la nouvelle structure ou une commune adhérente. Les bordereaux d’élimination des documents dont la DUA est échue sont signés par le président de la nouvelle structure.

Lors de la dissolution de votre EPCI

Lorsque les missions d’un EPCI ne sont pas reprises par une nouvelle structure, le devenir des archives répond aux mêmes règles que ci-dessus (gestion par une ancienne commune adhérente ou dépôt aux Archives départementales du Loiret). Concernant les bordereaux d’éliminations des documents dont la DUA est échue, le maire qui conserve physiquement les dossiers est autorisé à les signer.