Comment classer les archives ?
Pour une meilleure efficacité lors de demandes de consultation ou de recherches, les archives doivent être classées et conditionnées dans des boîtes en carton clairement identifiées.
- 1er étape : Distinguer les archives de la documentation administrative.
Repérer le cas échéant d'autres fonds qui auraient pu être entreposés dans le local d'archives de la commune [ex : archives d'un établissement public de coopération intercommunal (syndicat intercommunal à vocation multiple, communauté de communes, etc.), archives des écoles] et les séparer du fonds de la commune.
- 2e étape : Repérer les dossiers déjà constitués et les regrouper par domaine d'activités et par objet.
- 3e étape : Identifier les dossiers qui peuvent être entièrement éliminés conformément à la réglementation en vigueur et les porter sur le bordereau réglementaire d'élimination qui sera soumis au visa du directeur des Archives départementales du Loiret.
- 4e étape : Classer les dossiers à conserver définitivement.
Pour ce faire, décrire le contenu de chaque dossier en indiquant l'objet, l'action administrative ou la typologie des pièces et les dates extrêmes.
Exemples :
Elections municipales : procès-verbaux des opérations électorales (1977)
Mairie.- Construction (1967-1968)
Il conviendra de classer les pièces à l'intérieur de chaque dossier selon un ordre logique et éliminer avec prudence les doubles.
- 5e étape : Conditionner et coter définitivement les articles d'archives (boîtes ou registres).
- 6e étape : Ranger les boîtes dans un local d'archives adapté.
A noter ...
Les Archives départementales du Loiret peuvent apporter leur aide au cours de journées d'aide au classement et à l'élimination. Elles ne peuvent en aucun cas se substituer à des prestataires d'archivage. Ainsi, chaque séance doit se faire impérativement en présence de l'agent chargé des archives ; le but de l'opération étant de rendre les collectivités autonomes dans la gestion quotidienne de leurs archives.