Comment éliminer les archives ?
Pour dégager de la place lorsque les locaux sont à saturation, l'élimination de documents s'impose.
Ceux-ci doivent être dépourvus d'utilité administrative (DUA) ou d'intérêt historique ou scientifique.
Le document est-il éliminable ?
Pour savoir si un document est éliminable, il faut se référer aux instructions et circulaires publiées par le Service Interministériel des Archives de France .
Il est également possible de faire appel aux Archives départementales pour obtenir des conseils !
Le bordereau d'élimination
Il convient ensuite de rédiger un bordereau d'élimination conformément aux articles L. 212-2 et L. 212-3 du code du patrimoine, aux articles 16 et 21 du décret modifié n° 79-1037 du 3 décembre 1979 et à l'article R 1421-3 du code général des collectivités territoriales. Celui-ci, réglementaire et obligatoire, engage la responsabilité du maire et du directeur des Archives départementales. Le bordereau d'élimination permet d'apporter la preuve d'une élimination réglementaire auprès d'usagers ou d'administration (comme la chambre régionale des comptes) et de conserver une trace des documents éliminés.
Comment compléter le bordereau d'élimination ?
La rédaction du bordereau se doit d'être précise et concise. Il convient ainsi d'indiquer le nom du service duquel dépendent les documents à éliminer ou à défaut le thème général pour les petites collectivités (exemples : urbanisme, comptabilité, élections, ...). Ensuite, la typologie des documents est nécessaire (sauf pour les dossiers d'offres de marché non retenues) : factures de fonctionnement, renseignements d'urbanisme, ... Les dates extrêmes des documents (date la plus ancienne du dossier et date la plus récente) et le métrage linéaire des documents proposés à l'élimination (mesure du dos des boîtes) doivent compléter le bordereau.
Attention !
Toute élimination de documents d'archives publiques est interdite sans le visa du directeur des Archives départementales et peut faire l'objet de poursuites.
Pour la destruction physique des documents, il convient de procéder de manière sécurisée - broyage ou feu - afin de s'assurer que des pièces dont le contenu est parfois sensible ne seront pas récupérées.