Un SAE pour quoi faire ?

Ligéris va servir à recevoir et à conserver des archives nativement numériques, c'est-à-dire des documents ou des données produits et parfois signés sous forme électronique. Ce sont donc des archives relativement récentes, comme les enregistrements des sessions du Conseil départemental. Pour ces documents électroniques, il existe un enjeu fort lié à leur authenticité : le SAE (Système d'Archivage Électronique) utilise donc un certain nombre de techniques pour attester de l’intégrité de ces documents et assurer leur pérennisation sur le long terme, puisqu’ils ont vocation à être conservés pour toujours, à l’instar des archives conservées sur support papier.

En revanche, petit pied de nez, les reproductions numériques réalisées par le laboratoire photographique des Archives à partir de documents patrimoniaux ne seront pas conservées dans ce SAE, car l’essentiel, c’est de bien préserver les originaux sur support papier (mission confiée au futur bâtiment des Archives).

Comment fonctionne-t-il ?

Pour conserver des données, il faut d’abord… du matériel ! Les données sont hébergées sur deux serveurs différents, distants de plusieurs kilomètres, afin de prévenir l’hypothèse de la perte de données suite à un sinistre (incendie ou autre).

Sur le plan de l’organisation, les principes appliqués aux archives papier subsistent : on transfère les archives sous la forme de versements, les données doivent être correctement décrites pour être retrouvées, et la traçabilité reste un maître mot. Les versements peuvent être effectués de façon manuelle, en amenant les données depuis un support (clé USB), ou de façon automatique, en faisant dialoguer le SAE avec une application productrice des données. L’intégrité des documents est assurée en effectuant régulièrement des « calculs d’empreinte », qui permettent de prouver qu’il n’y a pas eu de modification.

Pour diminuer les coûts, le logiciel est mutualisé entre les six départements de la région Centre-Val de Loire, la Région elle-même, plus la métropole d’Orléans. Mais au niveau des archives conservées, chacun n’a accès qu’à ses propres documents !

Quelles seront les premières archives conservées ?

Suite à une assistance à maîtrise d’ouvrage menée en 2019, les enregistrements audio et vidéo des sessions du Conseil départemental, accompagnés des procès-verbaux de séance, ont été identifiés comme la première typologie cible. Leur conservation est considérée comme primordiale, car ces documents reflètent l’essence du fonctionnement de notre collectivité et portent une valeur juridique forte. De plus, il y avait un défi technique lié au poids des enregistrements vidéo : une seule session peut représenter jusqu’à 15 Go ! Des paramétrages et des tests ont été effectués d’avril 2021 à mars 2022, en lien avec le service de l’assemblée, avec l’appui technique d’une stagiaire de Master 2 informatique, recrutée spécifiquement par la DS2I pour cette mission.

Quels sont les développements futurs ?

L’archivage électronique reste un domaine de pointe. À l’heure actuelle, la conservation est très bien maîtrisée. Il reste des développements à réaliser, pour que les services producteurs d’archives versent facilement et pour communiquer les documents au public. Pour l’instant, les interventions des archivistes restent nécessaires afin de faire l’interface.