Verser

Les archives à verser sont les archives dites historiques, c’est-à-dire qui ont un intérêt patrimonial pour l’histoire locale et qui ont atteint l’échéance de leur durée d’utilité administrative (DUA).

Les Archives du Loiret ont des critères de sélection, d’acceptation et de priorisation des versements définis par la politique de collecte des Archives départementales. Le contenu du versement doit être riche, notamment par la variété des types de dossiers (administratifs, comptables, techniques…) et la pertinence de la sélection des documents à forte valeur juridique, administrative ou historique pour rendre compte au mieux de l’activité de l’administration.

Tout transfert de documents aux Archives du Loiret doit être accompagné d'un bordereau de versement. Ce document règlementaire détaille la liste des dossiers versés et formalise leur prise en charge par les Archives départementales.

Attention : constituant aussi un outil de recherche, le bordereau de versement doit être le plus complet et précis possible.

Les Archives départementales restent à disposition des administrations durant toute la préparation pour l’aider à identifier les archives à verser, la conseiller sur l’organisation intellectuelle et la rédaction du bordereau de versement. Elles contrôlent également la conformité et l’adéquation des bordereaux et des contenus.

· Rédiger le bordereau de versement

• Décrire avec précision le contenu des boîtes (typologies documentaires, dates extrêmes, métrage).
• Veiller à ce que le descriptif corresponde bien au contenu de chaque boîte.
• Développer les sigles systématiquement.
• Rédiger le bordereau en assemblant les documents par grands thèmes et en respectant l'ordre chronologique ou alphabétique s'il y a lieu.
• Renseigner la page de garde du bordereau et le volet amiante (en application de la circulaire du ministère de la Culture MCCC1519022C du 5 août 2015, relative aux préconisations pour la prise en compte du risque d'exposition à l'amiante dans les services d'archives).

· Préparer les documents et les boîtes

• Retirer les documents éliminables selon la réglementation en vigueur lorsque leur durée d'utilité administrative est échue. Demander un visa d'élimination les concernant. 
• Ôter les élastiques, agrafes, trombones et pochettes plastiques superflus : à terme ils endommagent irrémédiablement vos documents.
• Ranger les documents dans des boîtes d'archives en bon état, de 12 cm maximum de largeur (manipulation plus aisée et gain de place), sans excès (ni trop remplies ni trop peu).
• Numéroter les boîtes de 1 à l'infini (aucune autre mention, pas de bis, etc.), en suivant l'ordre du bordereau lors de sa rédaction.

• Après rédaction du bordereau de versement, trois exemplaires originaux papier signés et un exemplaire numérique (tableur Excel ou LibreOffice) doivent être envoyés aux Archives départementales.
• Le transfert des documents jusqu’à leur remise aux Archives du Loiret est à la charge du service versant. Le versement s'effectue uniquement sur rendez-vous.
• A réception du versement, un certificat de prise en charge est transmis au service. Une fois le versement contrôlé conforme, le bordereau de versement visé par les archives départementales, valant prise en charge définitive, sera envoyé au service versant. Il servira pour toute demande de consultation ultérieure de dossier.