En cas de transfert de compétences

Avant tout déménagement physique des archives, une opération de traitement des archives existantes sous forme papier et sous forme électronique doit être effectuée par le service d’origine. Les Archives départementales restent l’interlocuteur privilégié et doivent être associées le plus en amont possible des opérations.

Les étapes :

• Repérer dans les bureaux et espaces de stockage, y compris les serveurs informatiques, les dossiers rentrant dans le champ du transfert de compétences.
• Identifier ces dossiers (à l’aide d’un code couleur, d’étiquettes, etc.).
• Dresser un état des lieux des outils de gestion des archives déjà existants (réglementation, tableaux de gestion , listes, inventaires, bordereaux d’élimination et de versement). Ces outils permettront au service destinataire d’être à même de bien gérer les nouvelles archives.

Afin de limiter le volume des archives à déménager, penser à repérer et séparer :

• les dossiers à éliminer : la durée de conservation de ces dossiers doit être échue. La destruction ne peut s’effectuer qu’après obtention du visa des Archives départementales.
• les archives historiques : leur versement est à proposer aux Archives départementales avant tout transfert.

Le transfert doit faire l’objet d’un protocole de remise des dossiers ou protocole d’accord de mise à disposition d’archives sous forme papier et électronique. Il sera rédigé en 3 exemplaires et signé par le directeur de l’administration anciennement responsable et par la personne habilitée au sein de l’administration reprenant la compétence. Ce document comportera en annexe l’inventaire des documents transférés, les dates extrêmes et les métrages linéaires. Il est ensuite soumis au visa du directeur des Archives départementales, au titre du contrôle scientifique et technique.

Chaque signataire reçoit un original du protocole et doit le conserver.

Les conditions matérielles du transfert seront à négocier entre les deux services. Le service destinataire devra s’assurer que les espaces de stockage nécessaires sont disponibles pour accueillir les archives transférées, et en conformité aux normes de sécurité.