Le chantier de conditionnement des archives suit son cours

Depuis octobre 2019, une équipe de 6 personnes, mise à disposition par une entreprise spécialisée dans la conservation du patrimoine, reconditionne les fonds des Archives modernes et contemporaines, conservés à la cité Coligny en respectant scrupuleusement une procédure que nous avions précédemment décrite dans une actualité .

Au total, 5 magasins de conservation ont déjà été traités, soit près de 45 000 boîtes prêtes à être déménagées en toute sécurité. Au delà de rendre les archives transportables dans le futur bâtiment, ce travail considérable est également très important pour la conservation du patrimoine loirétain. En effet, les documents sont systématiquement dépoussiérés et les anciennes liasses remplacées par des papiers et cartons conditionnement neutres et sans acides.

Un travail de coordination entre le prestataire et les archivistes

Le prestataire n’est pas seul à assumer ce travail. En effet, une équipe dédiée des Archives intervient en amont et en aval du chantier de reconditionnement.

En amont car dans chaque magasin il a fallu déterminer quels documents devaient être traités par le prestataire, et quels documents seraient traités lors de chantiers menés en interne. Cela est notamment fonction des formats et du type d’archives. En amont encore car il faut imprimer une grande quantité d’étiquettes nécessaires à l’identification des boîtes. D’autres travaux préparatoires ont lieu avant chaque passage du prestataire dans un magasin : l’action de rendre incommunicable aux lecteurs les articles en cours de reconditionnement en est ainsi une parmi d’autres.

En aval également car une fois les documents dépoussiérés et reconditionnés, l’équipe des Archives procède au récolement du magasin traité. Cette opération consiste à contrôler la présence et l’identification des boîtes dans les épis de destination. On calcule et note ensuite l’espace que prennent ces nouvelles boîtes sur chacune des étagères (l’épaisseur d’une boîte en carton neutre est en effet plus élevée que celle d’une liasse entourée de papier kraft, d’où un léger accroissement de la place occupée par les archives). Enfin, la localisation des articles est vérifiée.

Cette intervention précède une mise à jour des données du récolement dans notre outil informatique, qui permettra par la suite de rendre les documents de nouveau communicables pour les lecteurs. Un ensemble de tâches qui sont en fin de compte tout aussi nécessaires dans l’optique de l’implantation des collections dans le futur bâtiment.

(Boîtes nouvellement conditionnées et étiquetées)

Fin d’ici la fin de l’année…

Ce primordial travail de conservation n’est pas encore terminé. Effectivement, d’autres magasins d’archives attendent leur traitement. Les conditions particulières de cette année 2020 n’ont finalement que peu contrarié l’avancée du chantier car nous pouvons dire que cette première opération préalable au déménagement sera achevée dans quelques mois.

Suivra ensuite un chantier des collections dit « interne » qui impliquera tout le personnel des Archives départementales du Loiret et qui concernera les fonds non traités par le prestataire. Des chantiers particuliers porteront sur des documents un peu « hors normes » comme les fichiers. Enfin viendra le temps de la préparation et de l’organisation du déménagement proprement dit.