Un outil pour bien gérer vos documents ?
Au lieu d’un « tas » d’archives … un « TG » d’archives ! Le tableau de gestion documentaire est l’outil indispensable pour une maîtrise complète de vos dossiers.
Vous voulez connaître le délai de conservation de vos dossiers dans votre service et le sort qui leur est réservé (versement aux Archives départementales, tri, destruction) ? Pas d’hésitation, le tableau de gestion répond à vos questions.
Les apports du tableau de gestion
Ce document sert de référence à toutes les procédures de gestion des dossiers (versement, élimination). Il permet ainsi de :
- maîtriser les coûts de conservation en évitant de conserver des archives ou des données inutiles ;
- optimiser la gestion des espaces de stockage (locaux d’archives ou serveurs) en éliminant régulièrement les documents devenus inutiles ;
- retrouver rapidement et facilement un document, évitant ainsi les heures perdues en recherches infructueuses.
Qu’est ce qu’un tableau de gestion ?
Un tableau de gestion recense l'ensemble des documents produits ou reçus par un organisme, quel que soit leur date, leur lieu de conservation, leur forme ou leur support (papier, informatique).
Il est organisé par fonctions, activités et sous-activités.
Ce tableau contient généralement les informations suivantes :
| Intitulé des dossiers | DUA (Durée d'utilité administrative) | Sort final | Observations |
|---|---|---|---|
| Description des différentes catégories de documents ou de dossiers produits ou reçus par les services dans le cadre de leurs attributions. | La DUA est la durée minimale pendant laquelle les services sont tenus de conserver les documents. | Le sort final est appliqué au terme de la DUA. Il doit être compris de la façon suivante. | Cette colonne permet de préciser différents points comme les critères de tri, les références réglementaires, le support du document (papier/électronique) ou l’identification du service maître. |
Exemple :
| Intitulé des dossiers | DUA | Sort final | Observations |
|---|---|---|---|
| DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES | |||
| Gestion des effectifs | |||
| Organigramme | Validité | C | |
| Tableau des effectifs | Validité | C | |
| Carrière | |||
| Dossier de carrière | 80 ans à compter de la date de naissance de la personne | T | Note d’information DGP/SIAF/2014/001 du 10 janvier 2014 sur les mesures de simplification relatives au tri et à la conservation des dossiers individuels des agents publics. Tri quantitatif en fonction du nombre de dossiers. |
| Recrutement | |||
| Plan de recrutement | 5 ans | C | |
| Demandes d’emplois : | 2 ans | D | Les candidatures retenues sont classées dans les dossiers de carrière des intéressés. |
| - lettres de candidature et pièces jointes ; | 2 ans | C | |
| - récapitulatif annuel. |
Un tableau de gestion reflète l’organisation de l’organisme. Pour pouvoir assurer sa validité, il doit être mis à jour au fur et à mesure des évolutions des missions, des attributions ou des procédures de ce dernier.
Réaliser son tableau de gestion
Les Archives du Loiret se tiennent à la disposition des administrations pour les assister dans la réalisation de leurs tableaux de gestion.
N'hésitez pas à nous contacter
Archives départementales du Loiret
6 rue d'Illiers, 45000 Orléans
02 36 99 25 00
Législation en vigueur
Avant de réaliser votre tableau de gestion, n’oubliez pas de consulter les circulaires nationales sur le site des Archives de France .
