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Que faire en cas de sinistre ?

Qu’il s’agisse de catastrophes naturelles (orages, inondations, contamination par des micro-organismes, rongeurs,…) ou de dommages causés par l’Homme (incendies, dégâts des eaux, vices de construction,…), vous pouvez être confrontés à la gestion d’un sinistre touchant vos documents.

Idéalement, pour ne pas être pris au dépourvu en cas de sinistre, votre organisme peut avoir élaboré un plan d’urgence. Il peut être intéressant d’y intégrer un volet « archives », recensant les préconisations en matière d’interventions et de remise en état des locaux et des documents.

Néanmoins, même en l’absence d’un tel document, il existe quelques règles à suivre pour gérer efficacement les sinistres.

 

Déterminer la cause du sinistre

  • Vous sécurisez les lieux en n’autorisant l’accès aux locaux qu’aux personnes nécessaires à la gestion du sinistre.
  • Vous appelez les pompiers en cas d’incendie, vous coupez l’eau et contactez un plombier en cas d’inondation, vous vérifiez l’état des toitures et des murs porteurs et bâchez si nécessaire, etc.
  • Vous informez votre hiérarchie et les Archives départementales sous 48h. Les Archives départementales vous apporteront de l’aide pour évaluer les dégâts et vous conseilleront sur la conduite à tenir.

 

Dresser un état des lieux

  • Vous rédigez un rapport décrivant l’état des locaux et des documents suite au sinistre et vous prenez des photos venant illustrer ce rapport.
  • Vous contactez la compagnie d’assurance de votre service, en précisant bien le statut d’archives publiques des documents endommagés.

 

Remettre en état les locaux

  • Suite à un incendie, vous désenfumez les lieux et nettoyez le mobilier et les murs.
  • Suite à une inondation ou à un dégât des eaux, vous évacuez l’eau stagnante et nettoyez les locaux ; vous régulez la température et l’humidité afin d’éviter le développement de moisissures, en installant notamment un déshumidificateur et des ventilateurs (le chauffage seul risque de faire augmenter l'humidité et ainsi le risque de moisissures, surtout si l'espace n'est pas assez ventilé) ; dans tous les cas, vous contactez des professionnels du bâtiment pour effectuer des contrôles (circuits électriques, solidité des structures, etc.).

 

Remettre en état les documents

  • Si possible, vous éloignez les documents de la zone sinistrée ; attention à effectuer les déplacements de documents dans un ordre cohérent afin de limiter les risques de perte et les mélanges de dossiers.
  • Vous séparez les documents endommagés des autres en les triant (sec/humide/mouillé, brûlé/peu brûlé, etc.).
  • Si les documents ont pris l’eau, vous les sortez de leurs boîtes et vous les étalez pour les faire sécher et limiter le risque de développement de moisissures ; du papier buvard ou absorbant (blanc, sans motifs colorés) peut être placé entre les pages de documents touchés.
  • Vous contactez éventuellement des entreprises spécialisées qui pourront vous apporter une aide technique (restauration, désinfection, désinsectisation, congélation, etc.).

N'hésitez pas à nous contacter

Archives départementales du Loiret
6 rue d'Illiers, 45000 Orléans

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