Les dix commandements pour une gestion maîtrisée des documents

1 - Des dossiers produits et reçus, responsable tu seras

• Le responsable d’une affaire est également responsable de la tenue du dossier correspondant.
• Avant d’ouvrir un nouveau dossier, vérifier qu’il n’existe pas déjà dans le service.
• Identifier clairement votre dossier (intitulé, dates de début et de fin au minimum).
• Penser à bien maintenir l’ordre interne des dossiers (en classant chronologiquement les pièces par exemple).

2 - Dans ton bureau, seuls les documents utiles à la gestion courante seulement tu conserveras

• Trier régulièrement les dossiers.

3 - Les dossiers d'usage courant, en ordre tu tiendras et trieras

• Identifier les documents et les boîtes dans lesquelles ils sont conservés (en les datant et les référençant).
• Classer à part la documentation et les dossiers reçus à titre d'information.
• Ranger régulièrement les pièces dans les dossiers pour les retrouver rapidement.
• Conserver les brouillons lorsqu'ils diffèrent du document définitif.

4 - Les bons réflexes tu adopteras

• Éliminer les exemplaires multiples d'un même document dans un dossier (les photocopies doivent être utilisées temporairement pour la diffusion de l'information).
• Ne pas conserver les formulaires vierges.
• Utiliser des chemises plutôt que des élastiques, des trombones, des agrafes ou du scotch (ils vieillissent mal et, pour les éléments métalliques, ont tendance à rouiller, endommageant les documents).
• Conditionner les dossiers à conserver dans des boîtes de 12 cm de largeur maximum, pour éviter de devoir manipuler des boîtes trop lourdes et encombrantes.

5 - Dans un local sain et sécurisé, les documents devenus inutiles à la gestion quotidienne tu transféreras

• Choisir un système de classement suffisamment logique pour assurer l'accès aux dossiers (alphabétique, chronologique, thématique, etc).
• Dresser une liste récapitulative des dossiers conservés.
• Sécuriser le local pour éviter tout vol de document (fermer la porte à clé).
• Utiliser des rayonnages résistants et métalliques.
• Assurer la sécurité des personnes et des documents (la charge au sol doit être au minimum de 800kg/m² ; le local doit disposer de moyens de détection d'incendies ; les canalisations d'eau et mauvaises isolations ne sont pas les bienvenues).
• Limiter l'arrivée de lumière directe en occultant les ouvertures.
• Contrôler la présence de poussière, la température et le taux d'humidité (elles favorisent la prolifération de moisissures).

6 - Pour tout projet ou problème, les Archives départementales tu solliciteras

• Élaboration d'un tableau de gestion des documents et de procédures d'archivage.
• Déménagement et aménagement de locaux de conservation.
• Accompagnement de projets (archivage électronique, reprise d'arriéré).
• Réponse aux situations d'urgence (inondations).
• Externalisation de la conservation des archives.
• Fusion ou suppression d'une compétence, d'un service.

7 - Chaque année, un bordereau d'élimination tu prépareras et soumettras aux Archives départementales

• Seules les campagnes annuelles d'éliminations légales permettent de ménager de l'espace de conservation nécessaire à l'archivage.
• Toute élimination sans le visa des Archives départementales est interdite.
• En cas de contestation, le bordereau d'élimination visé par les Archives départementales constitue le seul document juridiquement opposable.

8 - À la destruction des documents dans les règles tu procéderas

• La documentation et les formulaires vierges peuvent être jetés à la poubelle.
• La destruction des archives publiques impose, pour des raisons de confidentialité, des précautions particulières : ne pas les laisser en accès libre au public avant de procéder à leur élimination, les faire déchiqueter ou incinérer par une entreprise spécialisée.

9 - Pour les documents à remettre aux Archives départementales, un bordereau de versement tu établiras

• Solliciter en amont les Archives départementales
• Un versement s'effectue lorsque la durée d'utilité administrative des documents est échue.
• Le bordereau de versement doit être précis et complet.
• Après acceptation de la proposition de versement par les Archives départementales, le bordereau vise l'acte de transfert matériel des documents.
• Jusqu'à la rédaction d'un répertoire détaillé par les Archives départementales il permet d'accéder aux dossiers qui y ont été versés.

10 - Pour retrouver ce qui a été versé, le répertoire des documents tu consulteras

• Le répertoire établi par les Archives départementales est adressé au service versant et doit y être conservé.

En cas de besoin, un dossier versé aux Archives peut être emprunté par le service qui l'a produit.