Comment organiser un déménagement d'archives ?

Face à un déménagement d’archives un minimum d’organisation s’impose. Voici quelques points clés à ne pas oublier.

Avant le déménagement

Il faut pouvoir répondre à toutes les questions concrètes :

• Où vont les archives ? En général, on connaît la réponse à cette question, mais il faut étudier les moyens d’accès au local en portant une attention particulière aux ruptures de charge (marches, escaliers) ;
• Quelle est la date du déménagement ? Il faut pouvoir mobiliser des moyens humains à la date prévue et pour la durée nécessaire ;
• Quel est le volume des archives ? Après avoir converti la masse en métrage linéaire (1 mètre de boîte ou de dossiers = 1 tablette de 1 mètre), il est indispensable de prévoir des rayonnages en quantité suffisante. N’oubliez pas que le volume des archives a tendance à croître et qu’il faut également prévoir des rayonnages vides ! Pensez également à comptabiliser les archives présentes dans les bureaux ;
• Faut-il déménager également les rayonnages de l’ancien local vers le nouvel espace ?
• Quels sont les moyens humains et matériels ? Y-a-t-il un budget spécifique pour le déménagement ?
• Qui est le chef du projet ? L’archiviste, le responsable de la logistique ? Quel est le rôle de chacun des acteurs ?

Préparation du déménagement

Afin de ne déplacer que le volume strictement nécessaire, pratiquez au préalable autant d’éliminations d’archives réglementaires que possible.

Informez tous les producteurs d’archives de l’opération. Ce n’est pas à l’occasion du déménagement qu’on archive ses dossiers, mais avant ou après.

Lorsque le déménagement est une opération importante, il est parfois nécessaire de faire appel à des professionnels. Il faut alors choisir un prestataire et rédiger un cahier des charges. Le cahier des clauses techniques particulières (CCTP) doit comporter le maximum d’informations pour éviter tout litige. N’hésitez pas à contacter les Archives départementales pour avoir un avis sur votre projet de CCTP.

Afin d’éviter tout risque de perte, chaque boîte doit être identifiée avec un numéro unique provisoire (pour la durée du déménagement) ou permanent (cote). Dans l’idéal, le contenu de chaque boîte doit être décrit. Cette description ne figure pas obligatoirement sur la boîte, elle peut être rédigée à part, dans un tableur, en correspondance avec le numéro unique.

Si le lieu de destination comporte plusieurs salles, n’hésitez pas à adopter un code couleur pour indiquer aux déménageurs le futur emplacement des boîtes. Si le mobilier est déjà en place, vous pouvez indiquer aux déménageurs le futur emplacement précis des séries de boites.

Pendant le déménagement

Le matériel idéal, en cas de transport des archives dans un véhicule motorisé, est le chariot à étagères. Si vous ne pouvez pas vous en procurer ou que votre prestataire ne vous en propose pas, veillez à ce que le chargement se fasse dans l’ordre inverse des numéros. Ainsi, le déchargement se fera dans le bon ordre.

Soyez présent au départ et à l’arrivée du transporteur. Si le trajet est court entre le site de départ et le site d’arrivé et s’il y a plusieurs véhicules, il vous faudra deux agents de contrôle : l’un au départ et l’autre à l’arrivée.

Il est utile de prévoir un tableau des transferts, avec les emplacements de départ et d’arrivée des boîtes, ainsi que des fiches d’anomalies. Ces dernières permettent notamment de signaler des déficits.

Après le déménagement

Il est primordial de dresser un récolement des archives, c'est-à-dire la liste des archives présentes et leur emplacement exact. C’est à ce stade qu’on repère des documents mal rangés, voire les documents manquants. Ce récolement permet aussi d’identifier les boîtes abîmées qui doivent être remplacées.