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Les dix commandements pour une gestion maîtrisée des documents

Si elle peut faire peur au premier abord, la gestion des archives est en réalité aisée. À condition d’adopter de bons réflexes et de s’en occuper un petit peu mais régulièrement.
1 - Des dossiers produits et reçus, responsable tu seras
- Le responsable d’une affaire est également responsable de la tenue du  dossier correspondant.
- Avant d’ouvrir un nouveau dossier, vérifier qu’il n’existe pas déjà dans le service.
- Identifier clairement votre dossier (intitulé, dates de début et de fin au minimum).
- Penser à bien maintenir l’ordre interne des dossiers (en classant chronologiquement les pièces par exemple).

2 - Dans ton bureau, seuls les documents utiles à la gestion courante seulement tu conserveras
Trier régulièrement les dossiers.
 
3 - Les dossiers d'usage courant, en ordre tu tiendras et trieras
- Identifier les documents et les boîtes dans lesquelles ils sont conservés (en les datant et les référençant).
- Classer à part la documentation et les dossiers reçus à titre d'information.
- Ranger régulièrement les pièces dans les dossiers pour les retrouver rapidement.
- Conserver les brouillons lorsqu'ils diffèrent du document définitif.

4 - Les bons réflexes tu adopteras
- Éliminer les exemplaires multiples d'un même document dans un dossier (les photocopies doivent être utilisées temporairement pour la diffusion de l'information).
- Ne pas conserver les formulaires vierges.
- Utiliser des chemises plutôt que des élastiques, des trombones, des agrafes ou du scotch (ils vieillissent mal et, pour les éléments métalliques, ont tendance à rouiller, endommageant les documents).
- Conditionner les dossiers à conserver dans des boîtes de 12 cm de largeur maximum, pour éviter de devoir manipuler des boîtes trop lourdes et encombrantes.
 
5 - Dans un local sain et sécurisé, les documents devenus inutiles à la gestion quotidienne tu transféreras
- Choisir un système de classement suffisamment logique pour assurer l'accès aux dossiers (alphabétique, chronologique, thématique, etc).
- Dresser une liste récapitulative des dossiers conservés.
- Sécuriser le local pour éviter tout vol de document (fermer la porte à clé).
- Utiliser des rayonnages résistants et métalliques.
- Assurer la sécurité des personnes et des documents (la charge au sol doit être au minimum de 800kg/m² ; le local doit disposer de moyens de détection d'incendies ; les canalisations d'eau et mauvaises isolations ne sont pas les bienvenues).
- Limiter l'arrivée de lumière directe en occultant les ouvertures.
- Contrôler la présence de poussière, la température et le taux d'humidité (elles favorisent la prolifération de moisissures).
 
6 - Pour tout projet ou problème, les Archives départementales tu solliciteras
- Élaboration d'un tableau de gestion des documents et de procédures d'archivage.
- Déménagement et aménagement de locaux de conservation.
- Accompagnement de projets (archivage électronique, reprise d'arriéré).
- Réponse aux situations d'urgence (inondations).
- Externalisation de la conservation des archives.
- Fusion ou suppression d'une compétence, d'un service.
 
7 - Chaque année, un bordereau d'élimination tu prépareras et soumettras aux Archives départementales
- Seules les campagnes annuelles d'éliminations légales permettent de ménager de l'espace de conservation nécessaire à l'archivage.
- Toute élimination sans le visa des Archives départementales est interdite.
- En cas de contestation, le bordereau d'élimination visé par les Archives départementales constitue le seul document juridiquement opposable.
 
8 - À la destruction des documents dans les règles tu procéderas
- La documentation et les formulaires vierges peuvent être jetés à la poubelle.
- La destruction des archives publiques impose, pour des raisons de confidentialité, des précautions particulières : ne pas les laisser en accès libre au public avant de procéder à leur élimination, les faire déchiqueter ou incinérer par une entreprise spécialisée.
 
9 - Pour les documents à remettre aux Archives départementales, un bordereau de versement tu établiras
- Solliciter en amont les Archives départementales
- Un versement s'effectue lorsque la durée d'utilité administrative des documents est échue.
- Le bordereau de versement doit être précis et complet.
- Après acceptation de la proposition de versement par les Archives départementales, le bordereau vise l'acte de transfert matériel des documents.
- Jusqu'à la rédaction d'un répertoire détaillé par les Archives départementales il permet d'accéder aux dossiers qui y ont été versés.
 
10 - Pour retrouver ce qui a été versé, le répertoire des documents tu consulteras
Le répertoire établi par les Archives départementales est adressé au service versant et doit y être conservé.
En cas de besoin, un dossier versé aux Archives peut être emprunté par le service qui l'a produit.
 

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  • 19 août 2019
    CHANTIER DES COLLECTIONS
    Afin de procéder à leur reconditionnement, les minutes notariales cotées  3E 4782 à 3E 21810 et 3E 23120 à 3E 23999 seront temporairement incommunicables en salle de lecture à compter du 20 août. Nous vous prions de nous excuser pour ce dérangement et vous informerons quand ces minutes seront à nouveau disponibles.

  • 18 août 2019
    CHANTIER DES COLLECTIONS
    Afin de procéder à leur reconditionnement, les minutes notariales cotées  3E 4782 à 3E 21812 et 3E 23120 à 3E 32999 seront temporairement incommunicables en salle de lecture à compter du 17 juillet. Nous vous prions de nous excuser pour ce dérangement et vous informerons quand ces minutes seront à nouveau disponibles.

  • 25 mars 2019
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