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Comment verser des documents aux Archives départementales ?

Réception d'une boîte d'archives lors d'un versement

Réception d'une boîte d'archives lors d'un versement

Les administrations et services publics ont l'obligation légale de verser leurs documents historiques aux Archives départementales.
Tout transfert de documents aux Archives départementales doit être accompagné d'un bordereau de versement. Ce document règlementaire détaille la liste des dossiers versés et indique leur prise en charge par les Archives départementales.
Attention : constituant aussi un outil de recherche, le bordereau de versement doit être le plus complet et précis possible.
 
1. Préparer les documents
  • Retirer les documents éliminables selon la circulaire en vigueur lorsque leur durée d'utilité administrative est échue. Demander un visa d'élimination les concernant ;
  • Ôter les élastiques, agrafes, trombones et pochettes plastiques superflus (à terme ils endommagent irrémédiablement vos documents) ;
  • Ranger les documents dans des boîtes d'archives en bon état, de 12 cm maximum de largeur (manipulation plus aisée et gain de place), sans excès (ni trop remplies ni trop peu) ;
  • Numéroter les boîtes de 1 à l'infini (aucune autre mention, pas de bis, etc), en suivant l'ordre du bordereau.

2. Rédiger le bordereau de versement
  • Développer les sigles systématiquement ;
  • Décrire avec précision le contenu des boîtes (dates extrêmes, métrage) ;
  • Rédiger le bordereau en assemblant les documents par grands thèmes et en respectant l'ordre chronologique ou alphabétique s'il y a lieu.
 
3. Soumettre votre demande aux Archives départementales
  • Après rédaction du bordereau de versement, deux exemplaires originaux papier signés et un exemplaire électronqiue doivent être envoyés aux Archives départementales ;
  • Les Archives départementales vérifient la conformité du bordereau de versement et étudient la proposition de versement.
  • Si la proposition de versement est acceptée, les bordereaux de versement sont soumis au visa du directeur des Archives départementales.
    
4. Effectuer le versement matériel si la demande a été approuvée par les Archives
  • Le versement s'effectue uniquement sur rendez-vous ;
  • L'organisation du transfert des documents est à la charge du service versant ;
  • Après vérification du versement une lettre d'attestation de prise en charge par les Archives départementales est transmise au service. Le bordereau de versement joint servira pour toute consultation ultérieure de dossier.
 

À noter

  • Les Archives départementales sont à votre disposition pour tout conseil de rédaction et d'organisation de votre versement. Vous pouvez transmettre votre projet par courriel pour un premier avis (dad@loiret.fr).

En bref

  • 19 août 2019
    CHANTIER DES COLLECTIONS
    Afin de procéder à leur reconditionnement, les minutes notariales cotées  3E 4782 à 3E 21810 et 3E 23120 à 3E 23999 seront temporairement incommunicables en salle de lecture à compter du 20 août. Nous vous prions de nous excuser pour ce dérangement et vous informerons quand ces minutes seront à nouveau disponibles.

  • 25 mars 2019
    Retrouvez nos actualités sur notre page Facebook!

  • 22 janvier 2019
    Le site internet connaît actuellement des problèmes de lenteur dans le chargement des images et des instruments de recherche. Le prestataire du site a été alerté de cette difficulté.

    Dans l'attente de sa résolution, nous vous prions de nous excuser pour ce dérangement.
  • 16 août 2018
    Annotation collaborative 
    Venez transcrire les registres matricules militaires, l'état civil ou encore les listes de recensements !
    Pour participer, c'est ici.

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