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Comment verser des documents aux Archives départementales ?

Réception d'une boîte d'archives lors d'un versement

Réception d'une boîte d'archives lors d'un versement

Les administrations et services publics ont l'obligation légale de verser leurs documents historiques aux Archives départementales.
Tout transfert de documents aux Archives départementales doit être accompagné d'un bordereau de versement. Ce document règlementaire détaille la liste des dossiers versés et indique leur prise en charge par les Archives départementales.
Attention : constituant aussi un outil de recherche, le bordereau de versement doit être le plus complet et précis possible.
 
1. Préparer les documents
  • Retirer les documents éliminables selon la circulaire en vigueur lorsque leur durée d'utilité administrative est échue. Demander un visa d'élimination les concernant ;
  • Ôter les élastiques, agrafes, trombones et pochettes plastiques superflus (à terme ils endommagent irrémédiablement vos documents) ;
  • Ranger les documents dans des boîtes d'archives en bon état, de 12 cm maximum de largeur (manipulation plus aisée et gain de place), sans excès (ni trop remplies ni trop peu) ;
  • Numéroter les boîtes de 1 à l'infini (aucune autre mention, pas de bis, etc), en suivant l'ordre du bordereau.

2. Rédiger le bordereau de versement
  • Développer les sigles systématiquement ;
  • Décrire avec précision le contenu des boîtes (dates extrêmes, métrage) ;
  • Rédiger le bordereau en assemblant les documents par grands thèmes et en respectant l'ordre chronologique ou alphabétique s'il y a lieu.
 
3. Soumettre votre demande aux Archives départementales
  • Après rédaction du bordereau de versement, deux exemplaires originaux papier signés et un exemplaire électronqiue doivent être envoyés aux Archives départementales ;
  • Les Archives départementales vérifient la conformité du bordereau de versement et étudient la proposition de versement.
  • Si la proposition de versement est acceptée, les bordereaux de versement sont soumis au visa du directeur des Archives départementales.
    
4. Effectuer le versement matériel si la demande a été approuvée par les Archives
  • Le versement s'effectue uniquement sur rendez-vous ;
  • L'organisation du transfert des documents est à la charge du service versant ;
  • Après vérification du versement une lettre d'attestation de prise en charge par les Archives départementales est transmise au service. Le bordereau de versement joint servira pour toute consultation ultérieure de dossier.
 

À noter

  • Les Archives départementales sont à votre disposition pour tout conseil de rédaction et d'organisation de votre versement. Vous pouvez transmettre votre projet par courriel pour un premier avis (dad@loiret.fr).

En bref

  • 19 juillet 2019
    En raison de la canicule annoncée, les salles de lecture (non climatisées) seront ouvertes en horaires décalés de 8h15 à 12h30 du lundi 22 au jeudi 25 juillet. Réouverture aux horaires habituels le vendredi 26 juillet.

    Pour rappel, ces salles seront fermées du 29 juillet au 16 août inclus. Réouverture le 19 août 2019.

    Merci de votre compréhension et bel été!
  • 24 juin 2019
    CHANTIER DES COLLECTIONS
    Afin de procéder à leur reconditionnement, les minutes notariales cotées  3E 4782 à 3E 21812 et 3E 23120 à 3E 32999 seront temporairement incommunicables en salle de lecture à compter du 17 juillet. Nous vous prions de nous excuser pour ce dérangement et vous informerons quand ces minutes seront à nouveau disponibles.

    Les salles de lecture seront fermées du 29 juillet au 16 août inclus. Réouverture le 19 août 2019.
  • 23 juin 2019
    Les salles de lecture seront fermées du 29 juillet au 16 août inclus. Réouverture le 19 août 2019.
    Cette fermeture estivale est l'occasion pour nous d'effectuer des travaux nombreux et variés sur les fonds! Pour vous tenir informés de nos activités durant cettte période, n'hésitez pas à consulter notre page Facebook 

    Merci de votre compréhension et bel été!
  • 25 mars 2019
    Retrouvez nos actualités sur notre page Facebook!

  • 22 janvier 2019
    Le site internet connaît actuellement des problèmes de lenteur dans le chargement des images et des instruments de recherche. Le prestataire du site a été alerté de cette difficulté.

    Dans l'attente de sa résolution, nous vous prions de nous excuser pour ce dérangement.

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