Accès direct au contenu |


Vous êtes ici : Accueil > Que faire de vos archives ? > Vous êtes : une administration, un officier public...

Comment confier des archives publiques à un prestataire de gestion externalisée ?

Après agrément par le ministère de la Culture, des prestataires spécialisés peuvent assurer la conservation des archives publiques courantes et intermédiaires.
Le code du patrimoine (article L. 212-4, II, articles R. 212-19 et suivants)  donne la possibilité aux personnes physiques ou morales de déposer des documents publics chez des prestataires spécialisés agréés par le ministère de la Culture.
Cette solution permet de pallier le manque de place dédiée à la conservation des archives mais ne peut s'effectuer que sous le contrôle des Archives départementales (une déclaration préalable est indispensable).
    
Cas particulier : les données personnelles de santé sous forme numérique sont soumises à des conditions spécifiques. Leur externalisation s'effectue sous le regard des Archives départementales mais également sous le contrôle du Ministère de la Santé publique (code de la santé publique, article L. 1111-8 ).
Contactez les Archives départementales pour plus d'information.
         
Quels documents peuvent-être externalisés ?
    
Seule l'externalisation du stockage des archives publiques dites courantes ou intermédiaires est possible (à savoir les documents qui ne sont plus d'un usage quotidien mais qui doivent cependant être conservés au regard de leur utilité administrative),si et seulement si ces documents sont éliminables à terme.
L'externalisation des archives publiques est interdite une fois qu'elles sont devenues définitives.
    
L'ensemble des supports d'archives peuvent faire l'objet d'une externalisation (archives électroniques, documents papier et iconographiques, plans, etc).
    
Quel prestataire choisir ?
    
Depuis le 1er octobre 2012 les entreprises privées d'archivage doivent disposer de locaux agréés par arrêté ministériel, cette décision faisant l'objet d'une publication au Journal officiel.
L'agrément est soumis à des exigences précises (normes des espaces de stockage, compétence des personnels, etc). Il est accordé pour une durée de cinq ans pour la conservation d'archives papier et de trois ans pour celles des données électroniques.
Une carte des sociétés et de leurs sites agréés est disponible sur le site Internet du Service interministériel des Archives de France.
    
Comment faire une demande d'externalisation ?
    
Aucune administration publique ne peut faire appel à une société de stockage d'archives sans en avertir préalablement les Archives départementales qui effectueront les contrôles nécessaires au regard de la loi.
    
1. Effectuer une demande préalable

Cette demande est à adresser par lettre recommandée avec accusé de réception au directeur des Archives départementales en charge du contrôle scientifique et technique de l'État sur les documents publics produits.
La déclaration doit préciser le contexte, les objectifs, les dates et la durée prévisionnelle, la liste, les dates extrêmes et le métrage linéaire des documents concernés (ou le volume des données électroniques).
Les Archives départementales vérifient les éléments portés et peuvent au besoin effectuer une visite de contrôle. Les conclusions de cette vérification, visées par le directeur des Archives départementales, sont ensuite transmises au service demandeur.       

2. Contracter un contrat de dépôt

Le contrat de dépôt lie le déposant et le prestataire dans le cadre d'un marché public et se doit de définir les droits et obligations de chacun. Il correspond à l'acte d'engagement et au cahier des clauses techniques particulières de l'externalisation.
Il doit indiquer :
  • la durée du contrat et les conditions d'un éventuel renouvellement ;
  • la nature et le support des archives déposées (description, dates extrêmes, durée de conservation, sort final, métrage linéaire, etc.) ;
  • la description des prestations et des résultats attendus ;
  • le détail des moyens mis en œuvre par le prestataire ;
  • les dispositions de communication matérielle et d'accès du déposant ;
  • les garanties en cas de défaillance ;
  • les modalités de restitution des archives à la fin du marché ;
  • un engagement de destruction intégrale à la fin du marché des copies que le dépositaire aurait pu effectuer pendant la durée du contrat ;
  • les conditions de recours à des prestataires externes ;
  • les polices d'assurances souscrites par le dépositaire.    
Le projet de dossier de consultation des entreprises doit obligatoirement être soumis au préalable aux Archives départementales. Elles disposent d'un mois pour formuler leurs observations.

Un exemplaire du contrat signé devra enfin être adressé aux Archives départementales.

Attention !

Les éliminations d'archives publiques externalisées sont également soumises au visa du directeur des Archives départementales.
Consultez aussi la fiche pratique " Comment préparer une élimination ? "

Nous contacter

Pour tout projet d'externalisation (de stockage ou de traitement) n'hésitez pas à nous contacter :
Archives départementales
6 rue d'Illiers, 45000 Orléans
02 36 99 25 00
dad@loiret.fr

En bref

  • 19 juillet 2019
    En raison de la canicule annoncée, les salles de lecture (non climatisées) seront ouvertes en horaires décalés de 8h15 à 12h30 du lundi 22 au jeudi 25 juillet. Réouverture aux horaires habituels le vendredi 26 juillet.

    Pour rappel, ces salles seront fermées du 29 juillet au 16 août inclus. Réouverture le 19 août 2019.

    Merci de votre compréhension et bel été!
  • 24 juin 2019
    CHANTIER DES COLLECTIONS
    Afin de procéder à leur reconditionnement, les minutes notariales cotées  3E 4782 à 3E 21812 et 3E 23120 à 3E 32999 seront temporairement incommunicables en salle de lecture à compter du 17 juillet. Nous vous prions de nous excuser pour ce dérangement et vous informerons quand ces minutes seront à nouveau disponibles.

    Les salles de lecture seront fermées du 29 juillet au 16 août inclus. Réouverture le 19 août 2019.
  • 23 juin 2019
    Les salles de lecture seront fermées du 29 juillet au 16 août inclus. Réouverture le 19 août 2019.
    Cette fermeture estivale est l'occasion pour nous d'effectuer des travaux nombreux et variés sur les fonds! Pour vous tenir informés de nos activités durant cettte période, n'hésitez pas à consulter notre page Facebook 

    Merci de votre compréhension et bel été!
  • 25 mars 2019
    Retrouvez nos actualités sur notre page Facebook!

  • 22 janvier 2019
    Le site internet connaît actuellement des problèmes de lenteur dans le chargement des images et des instruments de recherche. Le prestataire du site a été alerté de cette difficulté.

    Dans l'attente de sa résolution, nous vous prions de nous excuser pour ce dérangement.

Espace personnel

Retrouvez nous sur :


Plan du site

Site des archives historiques
et généalogiques

6, rue d'Illiers
45000 Orléans
dad@loiret.fr
02 36 99 25 00
Accessible aux sourds et malentendants
Site des archives modernes
et contemporaines

131, faubourg Bannier
45000 Orléans
dad@loiret.fr
02 36 99 25 25