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Comment classer les archives ?

Pour une meilleure efficacité lors de demandes de consultation ou de recherches, les archives doivent être classées et conditionnées dans des boîtes en carton clairement identifiées.
1er étape :  Distinguer les archives de la documentation administrative.
Repérer le cas échéant d'autres fonds qui auraient pu être entreposés dans le local d'archives de la commune [ex : archives d'un établissement public de coopération intercommunal (syndicat intercommunal à vocation multiple, communauté de communes, etc.), archives des écoles] et les séparer du fonds de la commune.


2e étape :  Repérer les dossiers déjà constitués et les regrouper par domaine d'activités et par objet.

► 3e étape :
  Identifier les dossiers qui peuvent être entièrement éliminés conformément à la réglementation en vigueur et les porter sur le bordereau réglementaire d'élimination qui sera soumis au visa du directeur des Archives départementales du Loiret.

4e étape :  Classer les dossiers à conserver définitivement.
Pour ce faire, décrire le contenu de chaque dossier en indiquant l'objet, l'action administrative ou la typologie des pièces et les dates extrêmes.
Exemples :
Elections municipales : procès-verbaux des opérations électorales (1977)
Mairie.- Construction  (1967-1968
)

Il conviendra de classer les pièces à l'intérieur de chaque dossier selon un ordre logique et éliminer avec prudence les doubles.


► 5e étape :  Conditionner et coter définitivement les articles d'archives
(boîtes ou registres).

6e étape :  Ranger les boîtes dans un local d'archives adapté.
⇒ voir comment conserver les archives ?


 

A noter ...

Les Archives départementales du Loiret peuvent apporter leur aide au cours de journées d'aide au classement et à l'élimination. Elles ne peuvent en aucun cas se substituer à des prestataires d'archivage. Ainsi, chaque séance doit se faire impérativement en présence de l'agent chargé des archives ; le but de l'opération étant de rendre les collectivités autonomes dans la gestion quotidienne de leurs archives.


En bref

  • 19 août 2019
    CHANTIER DES COLLECTIONS
    Afin de procéder à leur reconditionnement, les minutes notariales cotées  3E 4782 à 3E 21810 et 3E 23120 à 3E 23999 seront temporairement incommunicables en salle de lecture à compter du 20 août. Nous vous prions de nous excuser pour ce dérangement et vous informerons quand ces minutes seront à nouveau disponibles.

  • 18 août 2019
    CHANTIER DES COLLECTIONS
    Afin de procéder à leur reconditionnement, les minutes notariales cotées  3E 4782 à 3E 21812 et 3E 23120 à 3E 32999 seront temporairement incommunicables en salle de lecture à compter du 17 juillet. Nous vous prions de nous excuser pour ce dérangement et vous informerons quand ces minutes seront à nouveau disponibles.

  • 25 mars 2019
    Retrouvez nos actualités sur notre page Facebook!

  • 22 janvier 2019
    Le site internet connaît actuellement des problèmes de lenteur dans le chargement des images et des instruments de recherche. Le prestataire du site a été alerté de cette difficulté.

    Dans l'attente de sa résolution, nous vous prions de nous excuser pour ce dérangement.
  • 16 août 2018
    Annotation collaborative 
    Venez transcrire les registres matricules militaires, l'état civil ou encore les listes de recensements !
    Pour participer, c'est ici.

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