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Comment aménager un local d’archives ?

Espace de rangement en cours d'aménagement

Espace de rangement en cours d'aménagement

Pour assurer une conservation à long terme de vos documents, l’aménagement d’un local d’archives doit répondre à certains principes.
Les dossiers clos, consultés ponctuellement, ne peuvent pas toujours être conservés dans les bureaux des agents pour des questions de place mais aussi d’organisation. C’est pourquoi il est intéressant d’aménager des locaux dédiés à la conservation des archives durant leur durée d’utilité administrative, avant leur versement aux Archives départementales ou leur destruction réglementaire. Le plus important est de veiller à la salubrité du local et à son isolation.

La localisation
Le local sera aménagé, dans la mesure du possible, à proximité des bureaux des agents mais sans accès possible pour le public extérieur. Il est également conseillé de limiter le nombre d’agents autorisés à pénétrer dans le local pour y effectuer des recherches ou traiter les documents.
Les caves (risque d’inondation, humidité, etc.) et les greniers (variations climatiques importantes, animaux nuisibles, problèmes d’étanchéité, etc.) non aménagés seront à éviter absolument. La proximité d’installations à risque telles qu’une chaudière n’est pas non plus favorable.
Idéalement, ce local sera aménagé en rez-de-chaussée pour faciliter les déplacements de documents lors des versements aux Archives départementales ou des opérations d’éliminations, mais également pour des questions de résistance du plancher.

Le local
La pièce doit être régulièrement nettoyée et dépoussiérée. La présence de poussière, préjudiciable à la bonne conservation des documents, favorise aussi le développement de moisissures.
Elle répondra également aux caractéristiques techniques suivantes qui sont conseillées pour un aménagement optimal et sécurisé :
- largeur minimum de la porte : 1 m ;
- surface maximum de 200 m² ;
- résistance au sol (pour des rayonnages de 2,20 m de hauteur) : 900 kg/m² pour des rayonnages fixes et 1300 kg/m² pour des rayonnages mobiles ;
- largeur minimum des allées de circulation entre les rayonnages : 0,80 m ;
- largeur minimum des allées de circulation perpendiculaires aux rayonnages : 1,20 m ;
- température : 16°C à 22°C, avec une variation maximale de 2°C par semaine ;
- hygrométrie : 45% à 55% d’humidité ;
- luminosité : 200 lux ;
- éclairage : tubes fluorescents au plafond dans les allées de circulation. Les salles avec des fenêtres seront à éviter, et si ce n’est pas possible, ces dernières seront occultées avec des stores ;
- revêtements : le sol aura un revêtement lavable et anti-poussière ; les murs et le plafond auront une peinture anti-poussière.
 
Le mobilier
Il est possible d’installer dans votre local des rayonnages fixes ou mobiles ayant les caractéristiques techniques suivantes :
- matériau : rayonnages métalliques stables (en tôle d’acier émaillée) et réglables en hauteur (pour adapter la hauteur aux dimensions des boîtes d’archives). Le bois est néfaste car il risque non seulement de brûler mais favorise aussi le développement des moisissures et des insectes xylophages ;
- hauteur maximale des rayonnages : 2,20 m ;
- profondeur : 30 à 40 cm ;
- longueur des tablettes : 1 m à 1,20 m ;
- résistance moyenne d’une tablette : 100 kg/ml (mètre linéaire) ;
- hauteur maximale des tablettes utiles : 1,80 m, ce qui évite d’avoir à monter sur un tabouret ou un escabeau pour atteindre les documents ;
- hauteur minimale des tablettes utiles : 15 cm ;
- ne pas placer les rayonnages contre les murs, pour protéger les documents de l’humidité (à défaut prévoir un espace de 15 cm minimum entre les rayonnages et les murs extérieurs) ;
- les rayonnages seront installés perpendiculairement aux fenêtres afin que les boîtes d’archives soient protégées de la lumière directe.
Les tablettes seront pleines, de même que les montants des rayonnages, pour une plus grande stabilité.
Un espace d’environ 30 cm entre le plafond et le haut des rayonnages et un espace d’au moins 5 cm entre les murs et les rayonnages seront prévus pour assurer la circulation de l’air.
 
La sécurité
Il sera nécessaire d’assurer la sécurité des personnes et des documents en prévoyant :
- un système anti-incendie : porte coupe-feu 1h, murs et plancher 2h, extincteurs à poudre sèche (1 pour 100 m²), système de détection des fumées ;
- un système anti-effraction : serrure haute qualité avec fermeture à clé permanente, protection des ouvertures par l’installation de barreaux aux fenêtres ou de vitres de sécurité anti-effraction.

Le local ne servira pas à stocker autre chose que des archives (fournitures, denrées alimentaires, etc.), afin de limiter les risques d’incendie, d’infestation par des insectes ou des rongeurs, etc.

Afin de ne pas entraver la sortie en cas d’évacuation, les espaces de circulation ne seront pas encombrés et aucune boîte d’archives ne sera déposée au sol (ce qui préviendra également les dégâts en cas d’inondation).

Pour limiter les risques de dégât des eaux, la présence de canalisations est à éviter. Cependant, si cela n’est pas possible, une protection autour des canalisations sera installée afin de ralentir les éventuelles fuites d’eau, et les rayonnages ne seront pas installés directement au-dessous, dans la mesure du possible.

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6 rue d’Illiers, 45000 Orléans
02 36 99 25 00
dad@loiret.fr

En bref

  • 19 juillet 2019
    En raison de la canicule annoncée, les salles de lecture (non climatisées) seront ouvertes en horaires décalés de 8h15 à 12h30 du lundi 22 au jeudi 25 juillet. Réouverture aux horaires habituels le vendredi 26 juillet.

    Pour rappel, ces salles seront fermées du 29 juillet au 16 août inclus. Réouverture le 19 août 2019.

    Merci de votre compréhension et bel été!
  • 24 juin 2019
    CHANTIER DES COLLECTIONS
    Afin de procéder à leur reconditionnement, les minutes notariales cotées  3E 4782 à 3E 21812 et 3E 23120 à 3E 32999 seront temporairement incommunicables en salle de lecture à compter du 17 juillet. Nous vous prions de nous excuser pour ce dérangement et vous informerons quand ces minutes seront à nouveau disponibles.

    Les salles de lecture seront fermées du 29 juillet au 16 août inclus. Réouverture le 19 août 2019.
  • 23 juin 2019
    Les salles de lecture seront fermées du 29 juillet au 16 août inclus. Réouverture le 19 août 2019.
    Cette fermeture estivale est l'occasion pour nous d'effectuer des travaux nombreux et variés sur les fonds! Pour vous tenir informés de nos activités durant cettte période, n'hésitez pas à consulter notre page Facebook 

    Merci de votre compréhension et bel été!
  • 25 mars 2019
    Retrouvez nos actualités sur notre page Facebook!

  • 22 janvier 2019
    Le site internet connaît actuellement des problèmes de lenteur dans le chargement des images et des instruments de recherche. Le prestataire du site a été alerté de cette difficulté.

    Dans l'attente de sa résolution, nous vous prions de nous excuser pour ce dérangement.

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