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Un outil pour bien gérer vos documents ?

Au lieu d’un « tas » d’archives … un « TG » d’archives ! Le tableau de gestion documentaire est l’outil indispensable pour une maîtrise complète de vos dossiers.
Vous voulez connaître le délai de conservation de vos dossiers dans votre service et le sort qui leur est réservé (versement aux Archives départementales, tri, destruction) ? Pas d’hésitation, le tableau de gestion répond à vos questions.

Les apports du tableau de gestion
Ce document sert de référence à toutes les procédures de gestion des dossiers (versement, élimination). Il permet ainsi de :
  • maîtriser les coûts de conservation en évitant de conserver des archives ou des données inutiles ;
  • optimiser la gestion des espaces de stockage (locaux d’archives ou serveurs) en éliminant régulièrement les documents devenus inutiles ;
  • retrouver rapidement et facilement un document, évitant ainsi les heures perdues en recherches infructueuses.

Qu’est ce qu’un tableau de gestion ?
Un tableau de gestion recense l'ensemble des documents produits ou reçus par un organisme, quel que soit leur date, leur lieu de conservation, leur forme ou leur support (papier, informatique).
Il est organisé par fonctions, activités et sous-activités.

Ce tableau contient généralement les informations suivantes :

Intitulé des dossiers DUA (Durée d'utilité administrative) Sort final Observations
Description des différentes catégories de documents ou de dossiers produits ou reçus par les services dans le cadre de leurs attributions. La DUA est la durée minimale pendant laquelle les services sont tenus de conserver les documents. Le sort final est appliqué au terme de la DUA. Il doit être compris de la façon suivante.
- D : destruction,
- C : versement aux Archives départementales de l’intégralité du dossier,
- T : tri (versement d’une sélection de dossiers retenus selon des critères qualitatifs ou quantitatifs).
Cette colonne permet de préciser différents points comme les critères de tri, les références réglementaires, le support du document (papier/électronique) ou l’identification du service maître.


Exemple :


Intitulé des dossiers DUA Sort final Observations
DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES
Gestion des effectifs
Organigramme Validité C  
Tableau des effectifs Validité C  
Carrière
Dossier de carrière 80 ans à compter de la date de naissance de la personne T Note d’information DGP/SIAF/2014/001 du 10 janvier 2014 sur les mesures de simplification relatives au tri et à la conservation des dossiers individuels des agents publics. Tri quantitatif en fonction du nombre de dossiers.
Recrutement
Plan de recrutement 5 ans C  
Demandes d’emplois :
- lettres de candidature et pièces jointes ;
- récapitulatif annuel.
2 ans
2 ans
D
C
Les candidatures retenues sont classées dans les dossiers de carrière des intéressés.

Un tableau de gestion reflète l’organisation de l’organisme. Pour pouvoir assurer sa validité, il doit être mis à jour au fur et à mesure des évolutions des missions, des attributions ou des procédures de ce dernier.

Réaliser son tableau de gestion
Les Archives du Loiret se tiennent à la disposition des administrations pour les assister dans la réalisation de leurs tableaux de gestion.


N'hésitez pas à nous contacter

Archives départementales
6 rue d'Illiers, 45000 Orléans
02 36 99 25 00
dad@loiret.fr

Législation en vigueur

Avant de réaliser votre tableau de gestion, n’oubliez pas de consulter les circulaires nationales sur le site des Archives de France.

En bref

  • 13 novembre 2017
    Les salles de lecture seront fermées du 25 décembre au 2 janvier inclus. Réouverture le 3 janvier 2018.

    Rappel : la salle de lecture du site des Archives historiques et généalogiques n'ouvrira exceptionnellement le mardi 19 décembre qu'à partir de 14 heures.

    Nous vous remercions pour votre compréhension.
  • 25 octobre 2017
    Les deux sessions de l'Atelier "Histoire de sa maison", programmées début décembre, sont complètes.

    Il est néanmoins possible de vous inscrire sur une liste d'attente en cas de désistement ou lorsqu'une nouvelle session sera programmée.
  • 8 octobre 2017
    La communication des listes nominatives de recensement de la population sera fortement perturbée à partir du mois d'octobre en salle de lecture du site des Archives historiques et généalogiques, en raison des travaux préalables à leur numérisation.
    Le temps de ces opérations, qui se feront par roulement, ces listes ne pourront être communiquées aux lecteurs.

    Nous vous prions de nous excuser pour ce dérangement.
Geomotif au Château de Sully

Plan du site

Site des archives historiques
et généalogiques

6, rue d'Illiers
45000 Orléans
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Accessible aux sourds et malentendants
Site des archives modernes
et contemporaines

131, faubourg Bannier
45000 Orléans
dad@loiret.fr
02 36 99 25 25