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Que faire de vos archives en cas de transfert de compétences ?

Souvent remise au dernier moment, la question du devenir des archives, lors d’un transfert de compétence entre deux administrations, nécessite cependant une attention particulière. Voici quelques points clés à ne pas oublier.
Opérations précédant le transfert
Avant tout déménagement physique des archives, une opération de traitement des archives existantes sous forme papier et sous forme électronique doit être effectuée par le service d’origine. Pour ce faire, n’hésitez pas à contacter les Archives départementales (dad@loiret.fr).

Il vous faudra :
- repérer dans les bureaux et espaces de stockage (y compris les serveurs informatiques) les dossiers rentrant dans le champ du transfert de compétence ;
- identifier ces dossiers (à l’aide d’un code couleur, d’étiquettes, etc.) ;
- dresser un état des lieux des outils de gestion des archives déjà existants (réglementation, tableaux de gestion, listes, inventaires, bordereaux d’élimination et de versement). Ces outils permettront au service destinataire d’être à même de bien gérer ses nouvelles archives.

Afin de limiter les archives à déménager, vous pouvez repérer :
- les dossiers à éliminer : la durée de conservation des ces dossiers doit être échue. La destruction ne peut s’effectuer qu’après obtention du visa des Archives départementales.
- les archives historiques : leur versement est à proposer aux Archives départementales avant toute préparation lien vers page dédiée


Modalités de transfert
Le transfert doit faire l’objet d’un protocole de remise des dossiers ou protocole d’accord de mise à disposition d’archives sous forme papier et électronique ;
Il sera rédigé en 3 exemplaires et signé par le directeur de l’administration anciennement responsable et par la personne habilitée au sein de l’administration reprenant la compétence.
Ce document comportera en annexe l’inventaire des documents transférés, les dates extrêmes  et les métrages linéaires.
Il est ensuite soumis au visa du directeur des Archives départementales, au titre du contrôle scientifique et technique
Chaque signataire reçoit un original du protocole et doit le conserver.

Les conditions matérielles du transfert seront à négocier entre les deux services.
Le service destinataire devra s’assurer que les espaces de stockage nécessaires sont disponibles pour accueillir les archives transférées, et en conformité aux normes de sécurité.

Une difficulté ?

N’hésitez pas à nous contacter :
Archives départementales
6 rue d’Illiers, 45000 Orléans
02 36 99 25 00
dad@loiret.fr

Pour aller plus loin


Pourquoi archiver ?

En bref

  • 14 février 2018
    Importante évolution du site internet depuis le 20 février.

    Le site bénéficie de plusieurs améliorations : nouvelle visionneuse pour les images, nouvel affichage du moteur de rercherche et des réponses, nouvelle présentation des instruments de recherche.
    Des perturbations, pouvant rendre temporairement le site inaccessible, sont néanmoins possibles lors de l'installation de ces nouvelles fonctionnalités.

    Les internautes ayant mis ce site dans leurs favoris doivent renouveler l'opération en raison du changement des adresses URL.
  • 6 février 2018
    Prochaine conférence : 
    Mercredi 11 avril à 18h : "L'industrie du raffinage de sucre à Orléans au XVIIIe siècle, regards croisés entre témoins archéologiques et sources archivistiques" par Gaëlle Caillet.
  • 29 janvier 2018
    Depuis plusieurs semaines, il a été constaté une lenteur dans le chargement des documents en ligne (état civil, cadastre napoléonien, iconographie...), qui aboutit parfois à un blocage des images.

    Le service informatique est à la  recherche de l'origine de ce problème qui ne provient ni de la visionneuse, ni du serveur du Conseil départemental. Dès que nous disposerons d'informations plus précises, elles vous seront communiquées.

    Nous vous remercions de votre compréhension.
  • 8 octobre 2017
    La communication des listes nominatives de recensement de la population sera fortement perturbée à partir du mois d'octobre en salle de lecture du site des Archives historiques et généalogiques, en raison des travaux préalables à leur numérisation.
    Le temps de ces opérations, qui se feront par roulement, ces listes ne pourront être communiquées aux lecteurs.

    Nous vous prions de nous excuser pour ce dérangement.

Geomotif au Château de Sully

Plan du site

Site des archives historiques
et généalogiques

6, rue d'Illiers
45000 Orléans
dad@loiret.fr
02 36 99 25 00
Accessible aux sourds et malentendants
Site des archives modernes
et contemporaines

131, faubourg Bannier
45000 Orléans
dad@loiret.fr
02 36 99 25 25