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Pourquoi archiver ?

Différents supports d'archives

Différents supports d'archives

Devenez passeur de mémoire en archivant ! Afin d’assurer une sécurité juridique et une bonne gestion administrative et de constituer les matériaux de l’histoire, archiver est essentiel.
Vous avez dit « archives » ?
Selon l'article L211-1 du Code du patrimoine, les archives sont "l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits et reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité".

La notion d’archives est donc vaste…
  • quelle que soit la date :
Un document d’archives peut dater de 841 (document le plus ancien conservé aux Archives départementales), de 1789, de 1914, de 2012, etc.
  • quel que soit le lieu de conservation :
Un document d’archives peut être conservé dans votre bureau, un local d’archivage ou les magasins de conservation des Archives départementales
  • quelle que  soit la forme :
Un document d’archives peut être un texte manuscrit, un texte imprimé, un plan, un enregistrement oral, une affiche, une maquette, des données électroniques, etc.
  • quel que soit le support :
Un document d’archives peut être inscrit sur papier, cassette audio, disquette, DVD, serveur, etc.

Pourquoi archiver ?
La conservation des archives est une obligation légale pour les organismes publics, prescrite par le Code du Patrimoine.

Elle est organisée dans un triple intérêt: 
- administratif : assurer efficacement la gestion courante des affaires en disposant en permanence des informations utiles voire vitales ;
- juridique : faire la preuve de ses droits et obligations notamment en cas de contestation ;
- historique : conserver et transmettre la mémoire des actions menées.

Une partie des documents produits par votre administration seront conservés indéfiniment aux Archives départementales afin d’être communiqués à un public de chercheurs, d’historiens, de particuliers cherchant à faire valoir leurs droits, etc. Ainsi se constitue la mémoire du département du Loiret !

Quelles sont les responsabilités des fonctionnaires ?
En tant qu’agent d’une administration, d’un établissement public ou d’un organisme de droit privé chargé d’une mission de service public, vous produisez des archives publiques. Elles relèvent du domaine public, sont inaliénables et imprescriptibles.

Les Archives départementales exercent, sous l’autorité du préfet, le contrôle scientifique et technique des archives publiques (articles L 212-8 et 10 du code du Patrimoine).
Ainsi :
  • vous ne pouvez pas éliminer de documents sans le visa du directeur des Archives départementales;
  • tout déménagement d’archives publiques doit s’effectuer après avis aux Archives départementales ;
  • des visites d’inspection des documents conservés dans vos locaux peuvent être opérées par le directeur des Archives départementales ;
  • vous êtes tenus de verser aux Archives départementales les documents présentant un intérêt historique.

Particularités des officiers publics

Vous êtes un officier public et ministériel (notaire, huissier, commissaire priseur, avoué) : vos minutes et répertoires sont également des archives publiques (art. L 211-4 alinea c du Code du patrimoine). Les principes de protection et de versement sont donc identiques aux autres documents publics. Des délais de versement des minutiers ont cependant été définis par la réglementation : minutes et répertoires de plus de 75 ans pour les notaires, de plus de 25 ans pour les autres officiers (art. R 212-15 du Code du patrimoine).
En revanche, les dossiers de clients, les registres de comptabilité et les autres dossiers d’affaires et de gestion de vos études sont des archives privées et ne sont pas soumis aux mêmes règles. Ils peuvent néanmoins faire l’objet d’un don ou d’un dépôt aux Archives départementales.

N'hésitez pas à nous contacter

Archives départementales du Loiret
6 rue d’Illiers 45000 Orléans
02 36 99 25 00
dad@loiret.fr

En bref

  • 21 novembre 2017
    "Une histoire pluriELLE, la condition des femmes dans le Loiret" : lectures d'archives théâtralisées par le Théâtre de l'Imprévu :
    - le vendredi 24 novembre à 20 h aux Archives 6 rue d'Illiers : en raison des répétitions de la Compagnie, des nuisances sonores pourront perturber les personnes en salle de lecture. Nous vous remercions de votre compréhension.
    - le dimanche 26 novembre à 15h au château de Sully-sur-Loire.
  • 13 novembre 2017
    Les salles de lecture seront fermées du 25 décembre au 2 janvier inclus. Réouverture le 3 janvier 2018.

    Rappel : la salle de lecture du site des Archives historiques et généalogiques n'ouvrira exceptionnellement le mardi 19 décembre qu'à partir de 14 heures.

    Nous vous remercions pour votre compréhension.
  • 25 octobre 2017
    Les deux sessions de l'Atelier "Histoire de sa maison", programmées début décembre, sont complètes.

    Il est néanmoins possible de vous inscrire sur une liste d'attente en cas de désistement ou lorsqu'une nouvelle session sera programmée.
  • 8 octobre 2017
    La communication des listes nominatives de recensement de la population sera fortement perturbée à partir du mois d'octobre en salle de lecture du site des Archives historiques et généalogiques, en raison des travaux préalables à leur numérisation.
    Le temps de ces opérations, qui se feront par roulement, ces listes ne pourront être communiquées aux lecteurs.

    Nous vous prions de nous excuser pour ce dérangement.
Geomotif au Château de Sully

Plan du site

Site des archives historiques
et généalogiques

6, rue d'Illiers
45000 Orléans
dad@loiret.fr
02 36 99 25 00
Accessible aux sourds et malentendants
Site des archives modernes
et contemporaines

131, faubourg Bannier
45000 Orléans
dad@loiret.fr
02 36 99 25 25