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Les dix commandements pour une gestion maîtrisée des documents

Si elle peut faire peur au premier abord, la gestion des archives est en réalité aisée. À condition d’adopter de bons réflexes et de s’en occuper un petit peu mais régulièrement.
1 - Des dossiers produits et reçus, responsable tu seras
- Le responsable d’une affaire est également responsable de la tenue du  dossier correspondant.
- Avant d’ouvrir un nouveau dossier, vérifier qu’il n’existe pas déjà dans le service.
- Identifier clairement votre dossier (intitulé, dates de début et de fin au minimum).
- Penser à bien maintenir l’ordre interne des dossiers (en classant chronologiquement les pièces par exemple).

2 - Dans ton bureau, seuls les documents utiles à la gestion courante seulement tu conserveras
Trier régulièrement les dossiers.
 
3 - Les dossiers d'usage courant, en ordre tu tiendras et trieras
- Identifier les documents et les boîtes dans lesquelles ils sont conservés (en les datant et les référençant).
- Classer à part la documentation et les dossiers reçus à titre d'information.
- Ranger régulièrement les pièces dans les dossiers pour les retrouver rapidement.
- Conserver les brouillons lorsqu'ils diffèrent du document définitif.

4 - Les bons réflexes tu adopteras
- Éliminer les exemplaires multiples d'un même document dans un dossier (les photocopies doivent être utilisées temporairement pour la diffusion de l'information).
- Ne pas conserver les formulaires vierges.
- Utiliser des chemises plutôt que des élastiques, des trombones, des agrafes ou du scotch (ils vieillissent mal et, pour les éléments métalliques, ont tendance à rouiller, endommageant les documents).
- Conditionner les dossiers à conserver dans des boîtes de 12 cm de largeur maximum, pour éviter de devoir manipuler des boîtes trop lourdes et encombrantes.
 
5 - Dans un local sain et sécurisé, les documents devenus inutiles à la gestion quotidienne tu transféreras
- Choisir un système de classement suffisamment logique pour assurer l'accès aux dossiers (alphabétique, chronologique, thématique, etc).
- Dresser une liste récapitulative des dossiers conservés.
- Sécuriser le local pour éviter tout vol de document (fermer la porte à clé).
- Utiliser des rayonnages résistants et métalliques.
- Assurer la sécurité des personnes et des documents (la charge au sol doit être au minimum de 800kg/m² ; le local doit disposer de moyens de détection d'incendies ; les canalisations d'eau et mauvaises isolations ne sont pas les bienvenues).
- Limiter l'arrivée de lumière directe en occultant les ouvertures.
- Contrôler la présence de poussière, la température et le taux d'humidité (elles favorisent la prolifération de moisissures).
 
6 - Pour tout projet ou problème, les Archives départementales tu solliciteras
- Élaboration d'un tableau de gestion des documents et de procédures d'archivage.
- Déménagement et aménagement de locaux de conservation.
- Accompagnement de projets (archivage électronique, reprise d'arriéré).
- Réponse aux situations d'urgence (inondations).
- Externalisation de la conservation des archives.
- Fusion ou suppression d'une compétence, d'un service.
 
7 - Chaque année, un bordereau d'élimination tu prépareras et soumettras aux Archives départementales
- Seules les campagnes annuelles d'éliminations légales permettent de ménager de l'espace de conservation nécessaire à l'archivage.
- Toute élimination sans le visa des Archives départementales est interdite.
- En cas de contestation, le bordereau d'élimination visé par les Archives départementales constitue le seul document juridiquement opposable.
 
8 - À la destruction des documents dans les règles tu procéderas
- La documentation et les formulaires vierges peuvent être jetés à la poubelle.
- La destruction des archives publiques impose, pour des raisons de confidentialité, des précautions particulières : ne pas les laisser en accès libre au public avant de procéder à leur élimination, les faire déchiqueter ou incinérer par une entreprise spécialisée.
 
9 - Pour les documents à remettre aux Archives départementales, un bordereau de versement tu établiras
- Solliciter en amont les Archives départementales
- Un versement s'effectue lorsque la durée d'utilité administrative des documents est échue.
- Le bordereau de versement doit être précis et complet.
- Après acceptation de la proposition de versement par les Archives départementales, le bordereau vise l'acte de transfert matériel des documents.
- Jusqu'à la rédaction d'un répertoire détaillé par les Archives départementales il permet d'accéder aux dossiers qui y ont été versés.
 
10 - Pour retrouver ce qui a été versé, le répertoire des documents tu consulteras
Le répertoire établi par les Archives départementales est adressé au service versant et doit y être conservé.
En cas de besoin, un dossier versé aux Archives peut être emprunté par le service qui l'a produit.
 

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N'hésitez pas à nous contacter :

Archives départementales
6 rue d'Illiers, 45000 Orléans
02 36 99 25 00
dad@loiret.fr

Pour aller plus loin

Pourquoi archiver ?

En bref

  • 13 novembre 2017
    Les salles de lecture seront fermées du 25 décembre au 2 janvier inclus. Réouverture le 3 janvier 2018.

    Rappel : la salle de lecture du site des Archives historiques et généalogiques n'ouvrira exceptionnellement le mardi 19 décembre qu'à partir de 14 heures.

    Nous vous remercions pour votre compréhension.
  • 25 octobre 2017
    Les deux sessions de l'Atelier "Histoire de sa maison", programmées début décembre, sont complètes.

    Il est néanmoins possible de vous inscrire sur une liste d'attente en cas de désistement ou lorsqu'une nouvelle session sera programmée.
  • 8 octobre 2017
    La communication des listes nominatives de recensement de la population sera fortement perturbée à partir du mois d'octobre en salle de lecture du site des Archives historiques et généalogiques, en raison des travaux préalables à leur numérisation.
    Le temps de ces opérations, qui se feront par roulement, ces listes ne pourront être communiquées aux lecteurs.

    Nous vous prions de nous excuser pour ce dérangement.
Geomotif au Château de Sully

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et généalogiques

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