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Comment verser des documents aux Archives départementales ?

Réception d'une boîte d'archives lors d'un versement

Réception d'une boîte d'archives lors d'un versement

Les administrations et services publics ont l'obligation légale de verser leurs documents historiques aux Archives départementales.
Tout transfert de documents aux Archives départementales doit être accompagné d'un bordereau de versement. Ce document règlementaire détaille la liste des dossiers versés et indique leur prise en charge par les Archives départementales.
Attention : constituant aussi un outil de recherche, le bordereau de versement doit être le plus complet et précis possible.
 
1. Préparer les documents
  • Retirer les documents éliminables selon la circulaire en vigueur lorsque leur durée d'utilité administrative est échue. Demander un visa d'élimination les concernant ;
  • Ôter les élastiques, agrafes, trombones et pochettes plastiques superflus (à terme ils endommagent irrémédiablement vos documents) ;
  • Ranger les documents dans des boîtes d'archives en bon état, de 12 cm maximum de largeur (manipulation plus aisée et gain de place), sans excès (ni trop remplies ni trop peu) ;
  • Numéroter les boîtes de 1 à l'infini (aucune autre mention, pas de bis, etc), en suivant l'ordre du bordereau.

2. Rédiger le bordereau de versement
  • Développer les sigles systématiquement ;
  • Décrire avec précision le contenu des boîtes (dates extrêmes, métrage) ;
  • Rédiger le bordereau en assemblant les documents par grands thèmes et en respectant l'ordre chronologique ou alphabétique s'il y a lieu.
 
3. Soumettre votre demande aux Archives départementales
  • Après rédaction du bordereau de versement, deux exemplaires originaux papier signés et un exemplaire électronqiue doivent être envoyés aux Archives départementales ;
  • Les Archives départementales vérifient la conformité du bordereau de versement et étudient la proposition de versement.
  • Si la proposition de versement est acceptée, les bordereaux de versement sont soumis au visa du directeur des Archives départementales.
    
4. Effectuer le versement matériel si la demande a été approuvée par les Archives
  • Le versement s'effectue uniquement sur rendez-vous ;
  • L'organisation du transfert des documents est à la charge du service versant ;
  • Après vérification du versement une lettre d'attestation de prise en charge par les Archives départementales est transmise au service. Le bordereau de versement joint servira pour toute consultation ultérieure de dossier.
 

À noter

  • Les Archives départementales sont à votre disposition pour tout conseil de rédaction et d'organisation de votre versement. Vous pouvez transmettre votre projet par courriel pour un premier avis (dad@loiret.fr).

En bref

  • 21 novembre 2017
    "Une histoire pluriELLE, la condition des femmes dans le Loiret" : lectures d'archives théâtralisées par le Théâtre de l'Imprévu :
    - le vendredi 24 novembre à 20 h aux Archives 6 rue d'Illiers : en raison des répétitions de la Compagnie, des nuisances sonores pourront perturber les personnes en salle de lecture. Nous vous remercions de votre compréhension.
    - le dimanche 26 novembre à 15h au château de Sully-sur-Loire.
  • 13 novembre 2017
    Les salles de lecture seront fermées du 25 décembre au 2 janvier inclus. Réouverture le 3 janvier 2018.

    Rappel : la salle de lecture du site des Archives historiques et généalogiques n'ouvrira exceptionnellement le mardi 19 décembre qu'à partir de 14 heures.

    Nous vous remercions pour votre compréhension.
  • 25 octobre 2017
    Les deux sessions de l'Atelier "Histoire de sa maison", programmées début décembre, sont complètes.

    Il est néanmoins possible de vous inscrire sur une liste d'attente en cas de désistement ou lorsqu'une nouvelle session sera programmée.
  • 8 octobre 2017
    La communication des listes nominatives de recensement de la population sera fortement perturbée à partir du mois d'octobre en salle de lecture du site des Archives historiques et généalogiques, en raison des travaux préalables à leur numérisation.
    Le temps de ces opérations, qui se feront par roulement, ces listes ne pourront être communiquées aux lecteurs.

    Nous vous prions de nous excuser pour ce dérangement.
Geomotif au Château de Sully

Plan du site

Site des archives historiques
et généalogiques

6, rue d'Illiers
45000 Orléans
dad@loiret.fr
02 36 99 25 00
Accessible aux sourds et malentendants
Site des archives modernes
et contemporaines

131, faubourg Bannier
45000 Orléans
dad@loiret.fr
02 36 99 25 25