Accès direct au contenu |


Vous êtes ici : Accueil > Que faire de vos archives ? > Vous êtes : une administration, un officier public...

Comment organiser un déménagement d'archives ?

Vos archives changent de local ou votre local d’archivage est rénové ? Votre service déménage avec ses archives ? Vous réalisez d’importants transferts de documents ?
Face à un déménagement d’archives un minimum d’organisation s’impose. Voici quelques points clés à ne pas oublier.

Avant le déménagement
Il faut pouvoir répondre à toutes les questions concrètes :
  • Où vont les archives ? En général, on connaît la réponse à cette question, mais il faut étudier les moyens d’accès au local en portant une attention particulière aux ruptures de charge (marches, escaliers) ;
  • Quelle est la date du déménagement ? Il faut pouvoir mobiliser des moyens humains à la date prévue et pour la durée nécessaire ;
  • Quel est le volume des archives ? Après avoir converti la masse en métrage linéaire (1 mètre de boîte ou de dossiers = 1 tablette de 1 mètre), il est indispensable de prévoir des rayonnages en quantité suffisante. N’oubliez pas que le volume des archives a tendance à croître et qu’il faut également prévoir des rayonnages vides ! Pensez également à comptabiliser les archives présentes dans les bureaux ;
  • Faut-il déménager également les rayonnages de l’ancien local vers le nouvel espace ?
  • Quels sont les moyens humains et matériels ? Y-a-t-il un budget spécifique pour le déménagement ?
  • Qui est le chef du projet ? L’archiviste, le responsable de la logistique ? Quel est le rôle de chacun des acteurs ?

Préparation du déménagement
Afin de ne déplacer que le volume strictement nécessaire, pratiquez au préalable autant d’éliminations d’archives réglementaires que possible.

Informez tous les producteurs d’archives de l’opération. Ce n’est pas à l’occasion du déménagement qu’on archive ses dossiers, mais avant ou après.

Lorsque le déménagement est une opération importante, il est parfois nécessaire de faire appel à des professionnels. Il faut alors choisir un prestataire et rédiger un cahier des charges. Le cahier des clauses techniques particulières (CCTP) doit comporter le maximum d’informations pour éviter tout litige. N’hésitez pas à contacter les Archives départementales pour avoir un avis sur votre projet de CCTP.

Afin d’éviter tout risque de perte, chaque boîte doit être identifiée avec un numéro unique provisoire (pour la durée du déménagement) ou permanent (cote). Dans l’idéal, le contenu de chaque boîte doit être décrit. Cette description ne figure pas obligatoirement sur la boîte, elle peut être rédigée à part, dans un tableur, en correspondance avec le numéro unique.

Si le lieu de destination comporte plusieurs salles, n’hésitez pas à adopter un code couleur pour indiquer aux déménageurs le futur emplacement des boîtes. Si le mobilier est déjà en place, vous pouvez indiquer aux déménageurs le futur emplacement précis des séries de boites.

Pendant le déménagement
Le matériel idéal, en cas de transport des archives dans un véhicule motorisé, est le chariot à étagères. Si vous ne pouvez pas vous en procurer ou que votre prestataire ne vous en propose pas, veillez à ce que le chargement se fasse dans l’ordre inverse des numéros. Ainsi, le déchargement se fera dans le bon ordre.

Soyez présent au départ et à l’arrivée du transporteur. Si le trajet est court entre le site de départ et le site d’arrivé et s’il y a plusieurs véhicules, il vous faudra deux agents de contrôle : l’un au départ et l’autre à l’arrivée.

Il est utile de prévoir un tableau des transferts, avec les emplacements de départ et d’arrivée des boîtes, ainsi que des fiches d’anomalies. Ces dernières permettent notamment de signaler des déficits.

Après le déménagement
Il est primordial de dresser un récolement des archives, c'est-à-dire la liste des archives présentes et leur emplacement exact. C’est à ce stade qu’on repère des documents mal rangés, voire les documents manquants. Ce récolement permet aussi d’identifier les boîtes abîmées qui doivent être remplacées.

Une question ?

N’hésitez pas à nous contacter :
Archives départementales
6 rue d’Illiers, 45000 Orléans
02 36 99 25 00
dad@loiret.fr

En bref

  • 21 novembre 2017
    "Une histoire pluriELLE, la condition des femmes dans le Loiret" : lectures d'archives théâtralisées par le Théâtre de l'Imprévu :
    - le vendredi 24 novembre à 20 h aux Archives 6 rue d'Illiers : en raison des répétitions de la Compagnie, des nuisances sonores pourront perturber les personnes en salle de lecture. Nous vous remercions de votre compréhension.
    - le dimanche 26 novembre à 15h au château de Sully-sur-Loire.
  • 13 novembre 2017
    Les salles de lecture seront fermées du 25 décembre au 2 janvier inclus. Réouverture le 3 janvier 2018.

    Rappel : la salle de lecture du site des Archives historiques et généalogiques n'ouvrira exceptionnellement le mardi 19 décembre qu'à partir de 14 heures.

    Nous vous remercions pour votre compréhension.
  • 25 octobre 2017
    Les deux sessions de l'Atelier "Histoire de sa maison", programmées début décembre, sont complètes.

    Il est néanmoins possible de vous inscrire sur une liste d'attente en cas de désistement ou lorsqu'une nouvelle session sera programmée.
  • 8 octobre 2017
    La communication des listes nominatives de recensement de la population sera fortement perturbée à partir du mois d'octobre en salle de lecture du site des Archives historiques et généalogiques, en raison des travaux préalables à leur numérisation.
    Le temps de ces opérations, qui se feront par roulement, ces listes ne pourront être communiquées aux lecteurs.

    Nous vous prions de nous excuser pour ce dérangement.
Geomotif au Château de Sully

Plan du site

Site des archives historiques
et généalogiques

6, rue d'Illiers
45000 Orléans
dad@loiret.fr
02 36 99 25 00
Accessible aux sourds et malentendants
Site des archives modernes
et contemporaines

131, faubourg Bannier
45000 Orléans
dad@loiret.fr
02 36 99 25 25