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Comment éliminer les archives ?

Pour dégager de la place lorsque les locaux sont à saturation, l'élimination de documents s'impose.

Ceux-ci doivent être dépourvus d'utilité administrative (DUA) ou d'intérêt historique ou scientifique.

Le document est-il éliminable ?
Pour savoir si un document est éliminable, il faut se référer aux instructions et circulaires publiées par le Service Interministériel des Archives de France.
Il est également possible de faire appel aux Archives départementales pour obtenir des conseils !

Le bordereau d'élimination
Il convient ensuite de rédiger un bordereau d'élimination conformément aux articles L. 212-2 et L. 212-3 du code du patrimoine, aux articles 16 et 21 du décret modifié n° 79-1037 du 3 décembre 1979 et à l'article R 1421-3 du code général des collectivités territoriales. Celui-ci, réglementaire et obligatoire, engage la responsabilité du maire et du directeur des Archives départementales. Le bordereau d'élimination permet d'apporter la preuve d'une élimination réglementaire auprès d'usagers ou d'administration (comme la chambre régionale des comptes) et de conserver une trace des documents éliminés.

Comment compléter le bordereau d'élimination ?
La rédaction du bordereau se doit d'être précise et concise. Il convient ainsi d'indiquer le nom du service duquel dépendent les documents à éliminer ou à défaut le thème général pour les petites collectivités (exemples : urbanisme, comptabilité, élections, ...). Ensuite, la typologie des documents est nécessaire (sauf  pour les dossiers d'offres de marché non retenues) : factures de fonctionnement, renseignements d'urbanisme, ... . Les dates extrêmes des documents (date la plus ancienne du dossier et date la plus récente) et le métrage linéaire des documents proposés à l'élimination (mesure du dos des boîtes) doivent compléter le bordereau.


 

Attention ! 

Toute élimination de documents d'archives publiques est interdite sans le visa du directeur des Archives départementales et peut faire l'objet de poursuites.

Pour la destruction physique des documents, il convient de procéder de manière sécurisée - broyage ou  feu - afin de s'assurer que des pièces dont le contenu est parfois sensible ne seront pas récupérées.

Document(s) joint(s)


En bref

  • 13 novembre 2017
    Les salles de lecture seront fermées du 25 décembre au 2 janvier inclus. Réouverture le 3 janvier 2018.

    Rappel : la salle de lecture du site des Archives historiques et généalogiques n'ouvrira exceptionnellement le mardi 19 décembre qu'à partir de 14 heures.

    Nous vous remercions pour votre compréhension.
  • 25 octobre 2017
    Les deux sessions de l'Atelier "Histoire de sa maison", programmées début décembre, sont complètes.

    Il est néanmoins possible de vous inscrire sur une liste d'attente en cas de désistement ou lorsqu'une nouvelle session sera programmée.
  • 8 octobre 2017
    La communication des listes nominatives de recensement de la population sera fortement perturbée à partir du mois d'octobre en salle de lecture du site des Archives historiques et généalogiques, en raison des travaux préalables à leur numérisation.
    Le temps de ces opérations, qui se feront par roulement, ces listes ne pourront être communiquées aux lecteurs.

    Nous vous prions de nous excuser pour ce dérangement.
Geomotif au Château de Sully

Plan du site

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et généalogiques

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