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Comment confier des archives publiques à un prestataire de gestion externalisée ?

Après agrément par le ministère de la Culture, des prestataires spécialisés peuvent assurer la conservation des archives publiques courantes et intermédiaires.
Le code du patrimoine (article L. 212-4, II, articles R. 212-19 et suivants)  donne la possibilité aux personnes physiques ou morales de déposer des documents publics chez des prestataires spécialisés agréés par le ministère de la Culture.
Cette solution permet de pallier le manque de place dédiée à la conservation des archives mais ne peut s'effectuer que sous le contrôle des Archives départementales (une déclaration préalable est indispensable).
    
Cas particulier : les données personnelles de santé sous forme numérique sont soumises à des conditions spécifiques. Leur externalisation s'effectue sous le regard des Archives départementales mais également sous le contrôle du Ministère de la Santé publique (code de la santé publique, article L. 1111-8 ).
Contactez les Archives départementales pour plus d'information.
         
Quels documents peuvent-être externalisés ?
    
Seule l'externalisation du stockage des archives publiques dites courantes ou intermédiaires est possible (à savoir les documents qui ne sont plus d'un usage quotidien mais qui doivent cependant être conservés au regard de leur utilité administrative),si et seulement si ces documents sont éliminables à terme.
L'externalisation des archives publiques est interdite une fois qu'elles sont devenues définitives.
    
L'ensemble des supports d'archives peuvent faire l'objet d'une externalisation (archives électroniques, documents papier et iconographiques, plans, etc).
    
Quel prestataire choisir ?
    
Depuis le 1er octobre 2012 les entreprises privées d'archivage doivent disposer de locaux agréés par arrêté ministériel, cette décision faisant l'objet d'une publication au Journal officiel.
L'agrément est soumis à des exigences précises (normes des espaces de stockage, compétence des personnels, etc). Il est accordé pour une durée de cinq ans pour la conservation d'archives papier et de trois ans pour celles des données électroniques.
Une carte des sociétés et de leurs sites agréés est disponible sur le site Internet du Service interministériel des Archives de France.
    
Comment faire une demande d'externalisation ?
    
Aucune administration publique ne peut faire appel à une société de stockage d'archives sans en avertir préalablement les Archives départementales qui effectueront les contrôles nécessaires au regard de la loi.
    
1. Effectuer une demande préalable

Cette demande est à adresser par lettre recommandée avec accusé de réception au directeur des Archives départementales en charge du contrôle scientifique et technique de l'État sur les documents publics produits.
La déclaration doit préciser le contexte, les objectifs, les dates et la durée prévisionnelle, la liste, les dates extrêmes et le métrage linéaire des documents concernés (ou le volume des données électroniques).
Les Archives départementales vérifient les éléments portés et peuvent au besoin effectuer une visite de contrôle. Les conclusions de cette vérification, visées par le directeur des Archives départementales, sont ensuite transmises au service demandeur.       

2. Contracter un contrat de dépôt

Le contrat de dépôt lie le déposant et le prestataire dans le cadre d'un marché public et se doit de définir les droits et obligations de chacun. Il correspond à l'acte d'engagement et au cahier des clauses techniques particulières de l'externalisation.
Il doit indiquer :
  • la durée du contrat et les conditions d'un éventuel renouvellement ;
  • la nature et le support des archives déposées (description, dates extrêmes, durée de conservation, sort final, métrage linéaire, etc.) ;
  • la description des prestations et des résultats attendus ;
  • le détail des moyens mis en œuvre par le prestataire ;
  • les dispositions de communication matérielle et d'accès du déposant ;
  • les garanties en cas de défaillance ;
  • les modalités de restitution des archives à la fin du marché ;
  • un engagement de destruction intégrale à la fin du marché des copies que le dépositaire aurait pu effectuer pendant la durée du contrat ;
  • les conditions de recours à des prestataires externes ;
  • les polices d'assurances souscrites par le dépositaire.    
Le projet de dossier de consultation des entreprises doit obligatoirement être soumis au préalable aux Archives départementales. Elles disposent d'un mois pour formuler leurs observations.

Un exemplaire du contrat signé devra enfin être adressé aux Archives départementales.

Attention !

Les éliminations d'archives publiques externalisées sont également soumises au visa du directeur des Archives départementales.
Consultez aussi la fiche pratique " Comment préparer une élimination ? "

Nous contacter

Pour tout projet d'externalisation (de stockage ou de traitement) n'hésitez pas à nous contacter :
Archives départementales
6 rue d'Illiers, 45000 Orléans
02 36 99 25 00
dad@loiret.fr

En bref

  • 21 novembre 2017
    "Une histoire pluriELLE, la condition des femmes dans le Loiret" : lectures d'archives théâtralisées par le Théâtre de l'Imprévu :
    - le vendredi 24 novembre à 20 h aux Archives 6 rue d'Illiers : en raison des répétitions de la Compagnie, des nuisances sonores pourront perturber les personnes en salle de lecture. Nous vous remercions de votre compréhension.
    - le dimanche 26 novembre à 15h au château de Sully-sur-Loire.
  • 13 novembre 2017
    Les salles de lecture seront fermées du 25 décembre au 2 janvier inclus. Réouverture le 3 janvier 2018.

    Rappel : la salle de lecture du site des Archives historiques et généalogiques n'ouvrira exceptionnellement le mardi 19 décembre qu'à partir de 14 heures.

    Nous vous remercions pour votre compréhension.
  • 25 octobre 2017
    Les deux sessions de l'Atelier "Histoire de sa maison", programmées début décembre, sont complètes.

    Il est néanmoins possible de vous inscrire sur une liste d'attente en cas de désistement ou lorsqu'une nouvelle session sera programmée.
  • 8 octobre 2017
    La communication des listes nominatives de recensement de la population sera fortement perturbée à partir du mois d'octobre en salle de lecture du site des Archives historiques et généalogiques, en raison des travaux préalables à leur numérisation.
    Le temps de ces opérations, qui se feront par roulement, ces listes ne pourront être communiquées aux lecteurs.

    Nous vous prions de nous excuser pour ce dérangement.
Geomotif au Château de Sully

Plan du site

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et généalogiques

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dad@loiret.fr
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