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Comment classer les archives ?

Pour une meilleure efficacité lors de demandes de consultation ou de recherches, les archives doivent être classées et conditionnées dans des boîtes en carton clairement identifiées.
1er étape :  Distinguer les archives de la documentation administrative.
Repérer le cas échéant d'autres fonds qui auraient pu être entreposés dans le local d'archives de la commune [ex : archives d'un établissement public de coopération intercommunal (syndicat intercommunal à vocation multiple, communauté de communes, etc.), archives des écoles] et les séparer du fonds de la commune.


2e étape :  Repérer les dossiers déjà constitués et les regrouper par domaine d'activités et par objet.

► 3e étape :
  Identifier les dossiers qui peuvent être entièrement éliminés conformément à la réglementation en vigueur et les porter sur le bordereau réglementaire d'élimination qui sera soumis au visa du directeur des Archives départementales du Loiret.

4e étape :  Classer les dossiers à conserver définitivement.
Pour ce faire, décrire le contenu de chaque dossier en indiquant l'objet, l'action administrative ou la typologie des pièces et les dates extrêmes.
Exemples :
Elections municipales : procès-verbaux des opérations électorales (1977)
Mairie.- Construction  (1967-1968
)

Il conviendra de classer les pièces à l'intérieur de chaque dossier selon un ordre logique et éliminer avec prudence les doubles.


► 5e étape :  Conditionner et coter définitivement les articles d'archives
(boîtes ou registres).

6e étape :  Ranger les boîtes dans un local d'archives adapté.
⇒ voir comment conserver les archives ?


 

A noter ...

Les Archives départementales du Loiret peuvent apporter leur aide au cours de journées d'aide au classement et à l'élimination. Elles ne peuvent en aucun cas se substituer à des prestataires d'archivage. Ainsi, chaque séance doit se faire impérativement en présence de l'agent chargé des archives ; le but de l'opération étant de rendre les collectivités autonomes dans la gestion quotidienne de leurs archives.


En bref

  • 1 juin 2018
    Depuis le 29 mai, l'annotation collaborative est ouverte.
    Venez transcrire les registres matricules militaires, l'état civil ou encore les listes de recensements !
    Pour participer, c'est ici.
  • 1 juin 2018
    Les salles de lecture seront fermées du 30 juillet au 15 août inclus. Réouverture le 16 août 2018.

    Bel été !
  • 8 octobre 2017
    La communication des listes nominatives de recensement de la population sera fortement perturbée à partir du mois d'octobre en salle de lecture du site des Archives historiques et généalogiques, en raison des travaux préalables à leur numérisation.
    Le temps de ces opérations, qui se feront par roulement, ces listes ne pourront être communiquées aux lecteurs.

    Nous vous prions de nous excuser pour ce dérangement.

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