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Comment aménager un local d’archives ?

Espace de rangement en cours d'aménagement

Espace de rangement en cours d'aménagement

Pour assurer une conservation à long terme de vos documents, l’aménagement d’un local d’archives doit répondre à certains principes.
Les dossiers clos, consultés ponctuellement, ne peuvent pas toujours être conservés dans les bureaux des agents pour des questions de place mais aussi d’organisation. C’est pourquoi il est intéressant d’aménager des locaux dédiés à la conservation des archives durant leur durée d’utilité administrative, avant leur versement aux Archives départementales ou leur destruction réglementaire. Le plus important est de veiller à la salubrité du local et à son isolation.

La localisation
Le local sera aménagé, dans la mesure du possible, à proximité des bureaux des agents mais sans accès possible pour le public extérieur. Il est également conseillé de limiter le nombre d’agents autorisés à pénétrer dans le local pour y effectuer des recherches ou traiter les documents.
Les caves (risque d’inondation, humidité, etc.) et les greniers (variations climatiques importantes, animaux nuisibles, problèmes d’étanchéité, etc.) non aménagés seront à éviter absolument. La proximité d’installations à risque telles qu’une chaudière n’est pas non plus favorable.
Idéalement, ce local sera aménagé en rez-de-chaussée pour faciliter les déplacements de documents lors des versements aux Archives départementales ou des opérations d’éliminations, mais également pour des questions de résistance du plancher.

Le local
La pièce doit être régulièrement nettoyée et dépoussiérée. La présence de poussière, préjudiciable à la bonne conservation des documents, favorise aussi le développement de moisissures.
Elle répondra également aux caractéristiques techniques suivantes qui sont conseillées pour un aménagement optimal et sécurisé :
- largeur minimum de la porte : 1 m ;
- surface maximum de 200 m² ;
- résistance au sol (pour des rayonnages de 2,20 m de hauteur) : 900 kg/m² pour des rayonnages fixes et 1300 kg/m² pour des rayonnages mobiles ;
- largeur minimum des allées de circulation entre les rayonnages : 0,80 m ;
- largeur minimum des allées de circulation perpendiculaires aux rayonnages : 1,20 m ;
- température : 16°C à 22°C, avec une variation maximale de 2°C par semaine ;
- hygrométrie : 45% à 55% d’humidité ;
- luminosité : 200 lux ;
- éclairage : tubes fluorescents au plafond dans les allées de circulation. Les salles avec des fenêtres seront à éviter, et si ce n’est pas possible, ces dernières seront occultées avec des stores ;
- revêtements : le sol aura un revêtement lavable et anti-poussière ; les murs et le plafond auront une peinture anti-poussière.
 
Le mobilier
Il est possible d’installer dans votre local des rayonnages fixes ou mobiles ayant les caractéristiques techniques suivantes :
- matériau : rayonnages métalliques stables (en tôle d’acier émaillée) et réglables en hauteur (pour adapter la hauteur aux dimensions des boîtes d’archives). Le bois est néfaste car il risque non seulement de brûler mais favorise aussi le développement des moisissures et des insectes xylophages ;
- hauteur maximale des rayonnages : 2,20 m ;
- profondeur : 30 à 40 cm ;
- longueur des tablettes : 1 m à 1,20 m ;
- résistance moyenne d’une tablette : 100 kg/ml (mètre linéaire) ;
- hauteur maximale des tablettes utiles : 1,80 m, ce qui évite d’avoir à monter sur un tabouret ou un escabeau pour atteindre les documents ;
- hauteur minimale des tablettes utiles : 15 cm ;
- ne pas placer les rayonnages contre les murs, pour protéger les documents de l’humidité (à défaut prévoir un espace de 15 cm minimum entre les rayonnages et les murs extérieurs) ;
- les rayonnages seront installés perpendiculairement aux fenêtres afin que les boîtes d’archives soient protégées de la lumière directe.
Les tablettes seront pleines, de même que les montants des rayonnages, pour une plus grande stabilité.
Un espace d’environ 30 cm entre le plafond et le haut des rayonnages et un espace d’au moins 5 cm entre les murs et les rayonnages seront prévus pour assurer la circulation de l’air.
 
La sécurité
Il sera nécessaire d’assurer la sécurité des personnes et des documents en prévoyant :
- un système anti-incendie : porte coupe-feu 1h, murs et plancher 2h, extincteurs à poudre sèche (1 pour 100 m²), système de détection des fumées ;
- un système anti-effraction : serrure haute qualité avec fermeture à clé permanente, protection des ouvertures par l’installation de barreaux aux fenêtres ou de vitres de sécurité anti-effraction.

Le local ne servira pas à stocker autre chose que des archives (fournitures, denrées alimentaires, etc.), afin de limiter les risques d’incendie, d’infestation par des insectes ou des rongeurs, etc.

Afin de ne pas entraver la sortie en cas d’évacuation, les espaces de circulation ne seront pas encombrés et aucune boîte d’archives ne sera déposée au sol (ce qui préviendra également les dégâts en cas d’inondation).

Pour limiter les risques de dégât des eaux, la présence de canalisations est à éviter. Cependant, si cela n’est pas possible, une protection autour des canalisations sera installée afin de ralentir les éventuelles fuites d’eau, et les rayonnages ne seront pas installés directement au-dessous, dans la mesure du possible.

Une question ?

N’hésitez pas à nous contacter :

Archives départementales
6 rue d’Illiers, 45000 Orléans
02 36 99 25 00
dad@loiret.fr

En bref

  • 21 novembre 2017
    "Une histoire pluriELLE, la condition des femmes dans le Loiret" : lectures d'archives théâtralisées par le Théâtre de l'Imprévu :
    - le vendredi 24 novembre à 20 h aux Archives 6 rue d'Illiers : en raison des répétitions de la Compagnie, des nuisances sonores pourront perturber les personnes en salle de lecture. Nous vous remercions de votre compréhension.
    - le dimanche 26 novembre à 15h au château de Sully-sur-Loire.
  • 13 novembre 2017
    Les salles de lecture seront fermées du 25 décembre au 2 janvier inclus. Réouverture le 3 janvier 2018.

    Rappel : la salle de lecture du site des Archives historiques et généalogiques n'ouvrira exceptionnellement le mardi 19 décembre qu'à partir de 14 heures.

    Nous vous remercions pour votre compréhension.
  • 25 octobre 2017
    Les deux sessions de l'Atelier "Histoire de sa maison", programmées début décembre, sont complètes.

    Il est néanmoins possible de vous inscrire sur une liste d'attente en cas de désistement ou lorsqu'une nouvelle session sera programmée.
  • 8 octobre 2017
    La communication des listes nominatives de recensement de la population sera fortement perturbée à partir du mois d'octobre en salle de lecture du site des Archives historiques et généalogiques, en raison des travaux préalables à leur numérisation.
    Le temps de ces opérations, qui se feront par roulement, ces listes ne pourront être communiquées aux lecteurs.

    Nous vous prions de nous excuser pour ce dérangement.
Geomotif au Château de Sully

Plan du site

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et généalogiques

6, rue d'Illiers
45000 Orléans
dad@loiret.fr
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Accessible aux sourds et malentendants
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dad@loiret.fr
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